LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Kamerconcert organiseren: een praktische checklist

Een kamerconcert vraagt om meer dan musici en stoelen klaarzetten. Je regelt eerst de locatie, het programma en de gasten, en werkt daarna toe naar catering, techniek en de ontvangst. Vooral toegang, verlichting, parkeren en voldoende ruimte voor lessenaars worden vaak te laat gecontroleerd. Met deze checklist houd je de 54 taken in volgorde bij, inclusief de voorbereiding van dranken, hapjes, programma’s en de zaal op de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Musici vastleggen

  • Concertprogramma bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen openen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Programma afdrukken

  • Route en parkeren delen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Programma's vouwen

    2 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Sleutels en toegang regelen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Muzieklessenaars plaatsen

    2 personen

  • Verlichting controleren

    2 personen

  • Decoratie aanbrengen

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Programma's klaarleggen

Event

  • Musici ontvangen

    2 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    2 personen

  • Inloop begeleiden

    3 personen

  • Gasten welkom heten

    2 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Jassen aannemen

  • Concert aankondigen

  • Eerste concertdeel begeleiden

    2 personen

  • Pauzedrankjes serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Tweede concertdeel begeleiden

    2 personen

  • Afscheidswoord verzorgen

  • Nazit begeleiden

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

  • Jassen teruggeven

Nazorg

  • Restanten koelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Meubilair opruimen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Apparatuur en decor opruimen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

  • Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 50
  • Tafelsaantal 6
  • Kledingrek
  • Kleerhangersaantal 60
  • Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

  • Muzieklessenaarsaantal 4
  • Lessenaarslampenaantal 4
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Tafelmicrofoon
  • Microfoonstandaard

Verlichting

  • Sfeerlampenaantal 6

Servies

  • Waterglazenaantal 60
  • Wijnglazenaantal 50
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Koffielepelsaantal 50
  • Gebaksbordjesaantal 50
  • Vorkenaantal 50

Keuken

  • Koffiezetapparaat
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerplateausaantal 6
  • Waterkaraffenaantal 6
  • Koelboxenaantal 3
  • IJsemmersaantal 2

Decoratie

  • Bloemstukkenaantal 4
  • Programmastandaardsaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Schoonmaatemmeraantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg locatie, musici en programma eerst vast. Open daarna pas de aanmeldingen, zodat je het aantal plaatsen en de catering kunt afstemmen op de werkelijke bezetting.
  • Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf mee met de definitieve uitnodiging. Vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat de catering niet op de concertavond hoeft te worden aangepast.
  • Controleer 2 tot 3 uur voor aanvang de toegang, sleutels, verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen. Zet muzieklessenaars en lessenaarslampen neer voordat musici arriveren.
  • Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per gast. Zet waterkaraffen klaar naast de waterglazen; zo voorkom je dat iedereen tijdens het programma moet opstaan.
  • Maak de ontvangsttafel 30 minuten voor binnenkomst gereed met programma’s, eventuele aanmeldinformatie en een plek voor jassen. Houd de definitieve gastenlijst bij de hand en plan na afloop minstens 45 minuten voor opruimen en schoonmaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kamerconcert organiseren?
Leg de locatie en musici bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je catering en stoelen kunt afronden.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kamerconcert?
Tel één stoel per aangemelde gast en reserveer 2 tot 4 extra stoelen voor late wijzigingen. Houd daarnaast ruimte vrij voor muzieklessenaars, musici, de ontvangsttafel en een doorgang naar de uitgang.
Wanneer moet ik de catering voor een kamerconcert regelen?
Reserveer de catering zodra de locatie en het programma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert door.
Wat moet ik op de dag van een kamerconcert controleren?
Controleer 2 tot 3 uur voor aanvang de locatie, sleutels, stoelen, tafels, verlichting, lessenaars, stroom en ontvangsttafel. Koel de dranken, bereid de hapjes en leg de programma’s uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!