Kamerconcert organiseren: een praktische checklist

Een kamerconcert vraagt om meer dan een programma en een paar rijen stoelen. Je regelt musici, locatie, bezoekers, techniek en catering in een vaste volgorde, zodat de concertavond rustig verloopt. Begin met programma, begroting en locatie; werk daarna de gastenlijst en technische wensen uit. In de laatste dagen controleer je stoelen, lessenaars, verlichting, drank en de veilige plaatsing van instrumenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en musici bevestigen
Locatie reserveren
Concertbegroting vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Programma online publiceren
Musici-informatie verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Catering bestellen
Technische wensen controleren
Programmaboekjes opmaken
Programmaboekjes printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Podiumopstelling controleren
2 personen
Buffet en garderobe inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Concert aankondigen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Garderobeartikelen teruggeven

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 65
Tafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbordenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 5
Lessenaarslampenaantal 5
Kabelhaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Akoestische schermenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Batterijlichtjesaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 8
Welkomstbord

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig musici en programma eerst en vraag technische informatie uiterlijk twee weken vooraf op. Zo weet je op tijd hoeveel muzieklessenaars, lessenaarslampen, kabelhaspels en stekkerdozen nodig zijn.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 3 tot 5 dagen voor het concert. Gebruik de definitieve bezoekerslijst daarna voor catering, stoelen en dieetwensen.
Plan de opbouw ruim voor de ontvangst: reken minstens 2 uur voor stoelen, tafels, muzieklessenaars, verlichting, buffet en garderobe. Test kabels en stekkers voordat instrumenten worden geplaatst.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie, thee en servies apart klaar. Controleer niet alleen glazen en kopjes, maar ook kurkentrekkers, flessenopeners, serveerlepels en broodmessen.
Loop de concertlocatie vlak voor de deuren opengaan één keer als bezoeker door. Controleer bewegingsruimte, zicht op de musici, batterijlichtjes, welkomstbord en de veilige afstand tussen instrumenten, kabels en publiek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kamerconcert organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met musici, locatie en begroting. Verstuur uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan en rond de bezoekerslijst 3 tot 5 dagen voor het concert af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kamerconcert op te bouwen?: Plan minstens 2 uur voor de opbouw op locatie. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de technische controle en de laatste controle van instrumenten, verlichting, buffet en garderobe.
Wanneer bestel ik catering voor een kamerconcert?: Bestel catering ongeveer 7 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het concert en pas de bestelling daarna alleen nog aan als dat nodig is.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een kamerconcert?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 2 tot 4 extra stoelen achter de hand. Reken per persoon op één waterglas en één wijnglas als beide worden geschonken, plus extra servies voor ongeveer 10 procent van het aantal gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.