Kajaktocht organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een kajaktocht organiseren vraagt meer dan kajaks reserveren. Leg eerst de route, afstand, start- en eindlocatie vast en controleer daarna waterstand, regels en vervoer. Regel begeleiders, deelnemersinformatie en veiligheidsmateriaal ruim vooraf. In de laatste dagen draait alles om het weer, noodcontacten, lunchpakketten en een complete controle van kajaks, peddels en reddingsvesten. Met deze checklist werk je van de eerste planning naar een gecontroleerde start aan het water.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
Waterstand en route controleren
2 personen
Vergunningen en regels controleren
Kajaks en materiaal reserveren
Vervoer en aanhanger reserveren
Begeleiders en schippers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst vastleggen
Noodcontacten verzamelen
Weersverwachting volgen
Route en veiligheidsplan delen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kajakmateriaal inspecteren
2 personen
EHBO-set controleren
Waterdichte routekaarten maken
Deelnemers laatste informatie sturen
Dranken koelen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Kajaks naar startpunt brengen
4 personen
Startpunt controleren
2 personen
Kajaks en peddels klaarleggen
4 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Ontvangst en registratie
3 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
Kajaks te water laten
4 personen
Eerste routegedeelte varen
4 personen
Pauze en drank uitdelen
3 personen
Tweede routegedeelte varen
4 personen
Groep bij elkaar houden
3 personen
Aankomst bij eindpunt begeleiden
4 personen
Kajaks uit het water halen
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen

Nazorg

Materiaal tellen en vastzetten
4 personen
Start- en eindpunt opruimen
3 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
3 personen
Koelboxen en tassen legen
2 personen
Kajaks schoonspoelen en drogen
4 personen
Materiaal op schade controleren
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Aanhanger en vervoer schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Eenpersoonskajaksaantal 20
Reservekajaksaantal 2
Kajakpeddelsaantal 22
Reservepeddelsaantal 4
Reddingsvestenaantal 24
Spatzeilenaantal 20
Peddelriemenaantal 24

Veiligheid

Werplijnenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 24
Waterdichte portofoonsaantal 4
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 6
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Waterdichte routekaartenaantal 4
Kompasaantal 3
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterdichte tonnenaantal 24
Bagagenettenaantal 20
Spanbandenaantal 12
Transportkaraantal 2
Kajakaanhanger

Catering

Opvouwbare tafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare bekersaantal 48
Herbruikbaar bestekaantal 30
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Keuken

Draagbare gaspittenaantal 2
Gasblikjesaantal 4
Kookpannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8

Tips

Bepaal de route voordat je materiaal boekt. Noteer afstand, verwachte vaartijd en een alternatief traject; zo kun je deelnemers een realistische eindtijd geven en het vervoer tussen start- en eindpunt plannen.
Controleer waterstand, weersverwachting en lokale regels uiterlijk 48 uur voor vertrek opnieuw. Een route die bij lage waterstand of harde wind niet veilig is, vraagt om een aangepast plan.
Reserveer voor iedere deelnemer een kajak, peddel, spatzeil en passend reddingsvest en leg daarnaast reservekajaks en reservepeddels klaar. Inspecteer dit materiaal vóór het transport, niet pas bij het startpunt.
Stuur de route, veiligheidsafspraken, kledingadvies en verzameltijd uiterlijk 2 dagen vooraf. Verzamel tegelijk noodcontacten en dieetwensen, zodat begeleiders weten wie er meegaat en welke lunch voor wie bestemd is.
Plan op de ochtend zelf tijd voor het controleren van het startpunt, het klaarleggen van kajaks en peddels en het testen van portofoons en telefoons. Bewaar routekaarten en belangrijke spullen in waterdichte hoezen of tonnen; losse bagage raakt op het water snel zoek of nat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajaktocht organiseren?: Reserveer kajaks, vervoer en begeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna en leg de deelnemerslijst, noodcontacten en dieetwensen uiterlijk 1 week voor vertrek vast.
Hoeveel kajaks en peddels heb ik nodig voor een kajaktocht?: Reken één kajak en één peddel per deelnemer en neem daarnaast reservekajaks en reservepeddels mee. Controleer vóór vertrek ook per persoon een passend reddingsvest, spatzeil en peddelriem.
Wanneer moet ik het weer voor een kajaktocht controleren?: Volg de verwachting vanaf 5 dagen vooraf en doe een definitieve controle 24 tot 48 uur voor vertrek. Kijk dan ook naar waterstand, wind en eventuele waarschuwingen; deel wijzigingen direct met de deelnemers.
Wat neem je mee voor een kajaktocht met lunch?: Neem per deelnemer een lunchpakket en voldoende drinken mee, plus koelboxen, waterkannen en thermoskannen als dat bij de tocht past. Verpak eten, routekaarten, telefoons en andere kwetsbare spullen in waterdichte tonnen of hoesjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.