Kajakmarathon organiseren: checklist en planning

Een kajakmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen kajaks en een route. Je moet start en finish, vergunningen, reddingsdekking, transport en deelnemersregistratie op elkaar afstemmen. Begin enkele maanden vooraf met de route en veiligheidsafspraken; de laatste week draait vooral om bevestigen, sorteren en communiceren. Gebruik deze checklist om 71 taken in een logische volgorde af te werken, van de eerste reserveringen tot het klaarzetten van kajaks, peddels en koelboxen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
EHBO en reddingsdekking vastleggen
Kajaks en peddels reserveren
Shuttles en transport reserveren
Deelnemersinformatie opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startnummers toewijzen
2 personen
Route en doorgangen controleren
3 personen
Waterstanden en weersverwachting controleren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
Deelnemersbrief versturen
Vergunningen en documenten printen
Materialen en transport bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kajaks en peddels klaarzetten
4 personen
Terrein en toegangsroute controleren
3 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Peddelcontrolepunt inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Waterposten plaatsen
4 personen
Routepijlen en waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
Parkeer- en fietsenstallingborden plaatsen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting plaatsen en testen
3 personen

Event

Deelnemersregistratie openen
4 personen
Startnummers en polsbandjes uitdelen
3 personen
Kajaks en reddingsvesten uitgeven
4 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Deelnemers naar de start begeleiden
4 personen
Kajakmarathon starten
3 personen
Startgebied bewaken
4 personen
Waterposten bemannen
8 personen
Reddingsboten en kano’s positioneren
6 personen
Deelnemers en tussenstanden registreren
3 personen
Verkeer bij kruisingen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Finishers ontvangen
4 personen
Medaille en finishpakket uitdelen
3 personen
Finishers van kajaks begeleiden
4 personen
Maaltijd en soep serveren
4 personen
Eindtijden verwerken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Laatste deelnemers controleren
3 personen
Finishgebied afsluiten
3 personen

Nazorg

Kajaks en peddels verzamelen
5 personen
Reddingsmateriaal terugbrengen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Borden en routepijlen verwijderen
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Terrein en sanitair schoonmaken
4 personen
Gehuurde materialen controleren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Uitslagen en bedankbericht versturen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Toerkajaksaantal 45
Reservekajaksaantal 5
Kajakpeddelsaantal 50
Reservepeddelsaantal 8
Reddingsvestenaantal 55
Helmenaantal 55
Spatzeilenaantal 45
Peddelriemenaantal 20
Reddingsboeienaantal 8
Werplijnenaantal 8
Reddingsbotenaantal 2
Kano’s voor begeleidingaantal 3
Waterdichte portofoonsaantal 12
Waterdichte routekaartenaantal 15
Nooddekensaantal 20
Handlampenaantal 12
Routepijlenaantal 30
Reddingspostbordenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Polsbandjesaantal 100
Medaillelintenaantal 60
Deelnemersmedaillesaantal 60
Finishcertificatenaantal 60
Waterdichte notitieblokkenaantal 12
Waterdichte stiftenaantal 24

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Registratiebaliesaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Handmegafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
EHBO-koffersaantal 3
AED

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 100

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoboxenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Start- en finishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Evenementvlaggenaantal 12
Podiumvrije finishachterwand

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Handwasstationsaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 4
Herbruikbare werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie eerst vast. Controleer daarna vroegtijdig doorgangen, waterstanden en vergunningseisen; wijzigingen in de route werken door in transport, veiligheid en deelnemersinformatie.
Plan reddingsdekking niet als sluitpost. Leg vast hoeveel reddingsboten, begeleidingskano’s, reddingsboeien en werplijnen nodig zijn en zorg dat de bemanning weet via welke waterdichte portofoons zij contact houdt.
Reserveer kajaks, peddels en shuttles tegelijk. Tel naast het aantal deelnemers ook reservekajaks en reservepeddels mee, zodat een defect of late materiaalwissel niet direct de start vertraagt.
Stuur de deelnemersbrief uiterlijk één week voor de marathon. Vermeld daarin starttijd, route, vervoer, verplichte veiligheidsuitrusting en het moment waarop deelnemers zich melden bij de registratiebalie.
Maak de laatste voorbereidingsdag uitsluitend voor controle en sorteerwerk. Leg startnummers en polsbandjes per deelnemer klaar, vul koelboxen, laad mobiele opladers op en bevestig materiaal en transport nog één keer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajakmarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en veiligheidsplan. Reserveer kajaks, reddingsdekking en shuttles zodra de route vastligt, zodat je nog tijd hebt voor alternatieven.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een kajakmarathon?: Reken minimaal op reddingsvesten, helmen, werplijnen, reddingsboeien, nooddekens en waterdichte communicatie. De exacte hoeveelheid hangt af van het aantal deelnemers, de route en de afgesproken reddingsdekking; leg die aantallen vast in je veiligheidsplan.
Wanneer moet ik de deelnemersbrief versturen?: Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de start. Zo hebben deelnemers tijd om route, vervoer, startnummer, veiligheidsregels en eventuele dieetwensen te controleren en kun je ontbrekende gegevens nog verwerken.
Hoe bereid ik de start van een kajakmarathon voor?: Plan de laatste materiaalcontrole op de dag vóór de start en zet kajaks, peddels, reddingsvesten en routekaarten per gebruiksmoment klaar. Sorteer startnummers en polsbandjes vooraf en houd minstens 30 minuten vóór de briefing vrij voor registratie en veiligheidsinstructies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.