Kajakmarathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kajakmarathon braucht deutlich mehr Vorbereitung als die reine Streckenplanung. Du musst Start und Ziel sichern, Genehmigungen einholen, Rettung und Erste Hilfe organisieren und den Transport der Boote koordinieren. Dazu kommen Anmeldungen, Startnummern, Helferbriefing und die Prüfung von Wasserstand und Wetter. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung, damit am Veranstaltungstag Material, Informationen und Sicherheitsabdeckung rechtzeitig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
Erste Hilfe und Rettungsabdeckung festlegen
Kajaks und Paddel reservieren
Shuttles und Transport reservieren
Teilnehmerinformationen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Startnummern zuweisen
2 Personen
Route und Durchgänge prüfen
3 Personen
Wasserstände und Wettervorhersage prüfen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Briefing für Freiwillige erstellen
2 Personen
Teilnehmerbrief versenden
Genehmigungen und Dokumente ausdrucken
Materialien und Transport bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern und Armbänder sortieren
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kajaks und Paddel bereitstellen
4 Personen
Gelände und Zufahrtsweg kontrollieren
3 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Registrierungstische aufstellen
3 Personen
Paddel-Check-in einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Wasserstationen aufstellen
4 Personen
Richtungspfeile und Warnschilder aufstellen
4 Personen
Park- und Fahrradstellschilder aufstellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung anbringen und testen
3 Personen

Event

Teilnehmerregistrierung öffnen
4 Personen
Startnummern und Armbänder ausgeben
3 Personen
Kajaks und Schwimmwesten ausgeben
4 Personen
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
Kajakmarathon starten
3 Personen
Startbereich bewachen
4 Personen
Wasserstationen besetzen
8 Personen
Rettungsboote und Kanus positionieren
6 Personen
Teilnehmende und Zwischenstände erfassen
3 Personen
Verkehr an Kreuzungen lenken
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks auffüllen
3 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Finisher empfangen
4 Personen
Medaillen und Finisher-Pakete ausgeben
3 Personen
Kajak-Finisher betreuen
4 Personen
Mahlzeit und Suppe servieren
4 Personen
Endzeiten verarbeiten
2 Personen
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
Letzte Teilnehmer kontrollieren
3 Personen
Zielbereich absperren
3 Personen

Nachbereitung

Kajaks und Paddel einsammeln
5 Personen
Rettungsmaterial zurückbringen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Schilder und Wegpfeile entfernen
4 Personen
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Gelände und Sanitäranlagen reinigen
4 Personen
Gemietete Materialien prüfen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Ergebnisse und Dankesnachricht versenden
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

TourenkajaksAnz. 45
ErsatzkajaksAnz. 5
KajakpaddelAnz. 50
ErsatzpaddelAnz. 8
SchwimmwestenAnz. 55
HelmeAnz. 55
SpritzplanenAnz. 45
PaddelriemenAnz. 20
RettungsringeAnz. 8
WurfleinenAnz. 8
RettungsbooteAnz. 2
Kanus für die BetreuungAnz. 3
Wasserdichte FunkgeräteAnz. 12
Wasserdichte StreckenkartenAnz. 15
NotfalldeckenAnz. 20
HandlampenAnz. 12
WegweiserAnz. 30
RettungspostenschilderAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
StartnummernAnz. 60
StartnummernhalterAnz. 60
ArmbänderAnz. 100
MedaillenbänderAnz. 60
TeilnehmermedaillenAnz. 60
Ziellauf-ZertifikateAnz. 60
Wasserdichte NotizblöckeAnz. 12
Wasserfeste StifteAnz. 24

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
RegistrierungsschalterAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LadegeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
HandmegafoneAnz. 2
StoppuhrenAnz. 6
LaptopsAnz. 2
DruckerAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100

Küche

ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ThermoboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 10
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

Start- und Zielbogen
WimpelkettenAnz. 8
EventfahnenAnz. 12
Zielrückwand ohne Bühne

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 6

Reinigung

HandwaschstationenAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 4
PutzeimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 30
AbfallgreiferAnz. 4
Wiederverwendbare ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Start- und Zielort früh fest und prüfe die Strecke mindestens einmal unter realistischen Bedingungen. Wasserstände und Wettervorhersage solltest du zusätzlich kurz vor dem Marathon erneut kontrollieren.
Plane die Rettungsabdeckung nicht erst nach der Anmeldung. Lege für jeden Streckenabschnitt Zuständigkeiten fest und stelle sicher, dass Rettungsboote, Wurfleinen, Rettungsringe und wasserdichte Funkgeräte einsatzbereit sind.
Bestätige den Transport von Kajaks, Paddeln und Teilnehmern spätestens einige Tage vor dem Start. Gerade bei getrenntem Start und Ziel wird der Shuttle schnell zum Engpass.
Verschicke die Teilnehmerinformationen vor dem Marathon mit Startzeit, Route, Ausrüstung und Treffpunkten. Ernährungswünsche und Notfallkontakte gehören vorher in die Teilnehmerliste, nicht auf einen Zettel am Registrierungsschalter.
Sortiere Startnummern und Armbänder am Vortag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einsatz. Reserviere außerdem Zeit für das Freiwilligenbriefing, damit jeder Posten, Funkkanal und Notfallweg bekannt ist.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung für einen Kajakmarathon?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen für die Organisation ein. Genehmigungen, Start- und Zielort, Rettungsabdeckung und Transport sollten möglichst früh feststehen; die Teilnehmerinformationen können danach verschickt werden.
Wann sollte man die Genehmigungen für einen Kajakmarathon beantragen?: Reiche die erforderlichen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein. Die genaue Frist hängt von Strecke und zuständigen Stellen ab, deshalb solltest du die Anforderungen direkt nach der Routenfestlegung klären.
Wie viele Helfer braucht ein Kajakmarathon?: Das hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Rettungskonzept ab. Plane pro Kontroll- oder Versorgungsstelle mindestens 2 Helfer ein und besetze Registrierung, Shuttle, Start, Ziel und Sicherheitsaufgaben zusätzlich.
Wann sollte die Wetter- und Wasserstandsprüfung stattfinden?: Prüfe Wasserstand und Vorhersage erstmals etwa 7 Tage vor dem Marathon und erneut 24 Stunden sowie am Morgen des Starts. Lege vorher fest, bei welchen Bedingungen die Route geändert oder der Start verschoben wird.

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