Organiser un marathon de kayak sans rien oublier

Un marathon de kayak demande une préparation plus précise qu’une simple sortie sur l’eau. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations, les secours, le transport des embarcations et l’accueil des participants avant d’ouvrir les inscriptions. La checklist regroupe les 71 tâches et 75 fournitures du projet, dans l’ordre où elles doivent être traitées. Tu peux ainsi suivre les échéances, répartir le travail et arriver au jour J avec le matériel vérifié.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Définir la couverture de premiers secours et de sauvetage
Réserver les kayaks et les pagaies
Réserver les navettes et le transport
Rédiger les informations participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et les passages
3 personnes
Vérifier les niveaux d'eau et les prévisions météo
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Imprimer les autorisations et les documents
Confirmer le matériel et le transport
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les kayaks et les pagaies
4 personnes
Vérifier le site et l’accès
3 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer le point de contrôle des pagaies
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les points d’eau
4 personnes
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’avertissement
4 personnes
Installer les panneaux de parking et de stationnement vélo
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer et tester l'éclairage
3 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
Distribuer les dossards et les bracelets
3 personnes
Distribuer les kayaks et les gilets de sauvetage
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Lancer le marathon de kayak
3 personnes
Surveiller la zone de départ
4 personnes
Tenir les postes d’eau
8 personnes
Positionner les bateaux de sauvetage et les canoës
6 personnes
Enregistrer les participants et les classements intermédiaires
3 personnes
Gérer la circulation aux intersections
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer la médaille et le kit d’arrivée
3 personnes
Accompagner les finishers en kayak
4 personnes
Servir le repas et la soupe
4 personnes
Enregistrer les temps de fin
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Vérifier les derniers participants
3 personnes
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes

Suivi

Rassembler les kayaks et les pagaies
5 personnes
Rapporter le matériel de secours
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les panneaux et les flèches de direction
4 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site et les sanitaires
4 personnes
Vérifier le matériel loué
2 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer les résultats et un message de remerciement
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Kayaks de randonnéeqté 45
Kayaks de secoursqté 5
Pagaies de kayakqté 50
Pagaies de rechangeqté 8
Gilets de sauvetageqté 55
Casquesqté 55
Bâches anti-éclaboussuresqté 45
Ramesqté 20
Bouées de sauvetageqté 8
Lignes de lancerqté 8
Canots de sauvetageqté 2
Canoës d’accompagnementqté 3
Talkies-walkies étanchesqté 12
Cartes de parcours imperméablesqté 15
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 12
Flèches de directionqté 30
Panneaux du poste de secoursqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 60
Porte-dossardsqté 60
Braceletsqté 100
Rubans de médailleqté 60
Médailles des participantsqté 60
Certificats d’arrivéeqté 60
Carnets imperméablesqté 12
Marqueurs imperméablesqté 24

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Bureaux d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3
DAE

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 100

Cuisine

Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Thermoboxesqté 6
Carafes d’eauqté 10
Pains de glaceqté 30

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de l'événementqté 12
Fond de scène d’arrivée sans podium

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LED de chantierqté 6

Nettoyage

Stations de lavage des mainsqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Pinces à déchetsqté 4
Gants de travail réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Fais ensuite les demandes d’autorisation et les déclarations suffisamment tôt pour pouvoir modifier le parcours si une contrainte administrative apparaît.
Prépare le dispositif de sécurité avant les inscriptions : couverture de premiers secours, sauvetage, canots ou canoës d’accompagnement, talkies-walkies étanches et vérification des niveaux d’eau et des prévisions météo.
Ne réserve pas seulement les kayaks et les pagaies. Prévois aussi des kayaks de secours, des pagaies de rechange, des gilets de sauvetage, des casques et les navettes nécessaires entre les différents points du parcours.
Envoie les informations aux participants en deux temps : une première version lors de l’inscription, puis une lettre récapitulative avant la course. Indique clairement les horaires, le parcours, le transport, l’équipement requis et les consignes de sécurité.
La veille, vérifie les numéros de départ, les dossards, les bracelets, les documents imprimés et les glacières. Prépare également les kayaks, les pagaies et les radios afin que l’accueil ne dépende pas d’une vérification de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de kayak ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour un parcours avec autorisations, transport et dispositif de secours. Commence par la date et l’itinéraire, puis réserve les lieux et le matériel avant d’ouvrir les inscriptions.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un marathon de kayak ?: Prévois une couverture de premiers secours et de sauvetage adaptée au parcours, ainsi que des gilets de sauvetage, des casques, des bouées, des lignes de lancer et des moyens de communication étanches. Vérifie les niveaux d’eau et la météo au minimum 24 à 48 heures avant le départ.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques dès l’ouverture des inscriptions, puis une lettre de confirmation 7 à 10 jours avant la course. Mets à jour la liste des participants jusqu’à la clôture et communique rapidement tout changement d’itinéraire ou d’horaire.
Comment gérer le transport des kayaks et des participants ?: Réserve les navettes et le transport dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Confirme les capacités, les horaires, les points de chargement et le retour du matériel au plus tard la semaine précédente.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.