Kaasproeverij organiseren: checklist en planning

Een kaasproeverij staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt en serveert. Reserveer eerst de locatie, verstuur de uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je het assortiment en de bestellingen definitief maakt. Plan daarna de proefvolgorde, bereid naamkaartjes en proefformulieren voor en richt de proefstations logisch in. Op de dag zelf draait het om koelen, klaarzetten en bijvullen: kaas en drank moeten op tijd beschikbaar zijn zonder dat je tijdens elke ronde moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Kaasassortiment samenstellen
2 personen
Leveringen bestellen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Proefformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Kaas en drank koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Kaasplanken opmaken
3 personen
Proefstations inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Proefregels toelichten
Kaasrondes serveren
3 personen
Brood en garnituren bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Kaasplankenaantal 8
Kaasmessenaantal 12
Bordenaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenweegschaal
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaaslabelsaantal 40
Menukaartenaantal 8
Naamkaartjesaantal 50
Proefformulierenaantal 50

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Gebruik het aantal aanmeldingen om kaas, drank, borden, glazen en zitplaatsen af te stemmen; verwerk dieetwensen vóór je het assortiment bestelt.
Bepaal de proefvolgorde vóór je de kaasplanken opmaakt. Begin met milde kazen en werk toe naar krachtigere smaken, zodat gasten niet na de eerste ronde al verzadigd zijn.
Zet kaas en drank niet pas bij aanvang koud. Reserveer minimaal 4 uur koeltijd en gebruik koelboxen voor voorraad die niet op de tafels past.
Richt per proefstation een vaste plek in voor kaasplanken, kaasmessen, borden, waterglazen, kaaslabels en proefformulieren. Leg naamkaartjes en formulieren vóór ontvangst klaar, niet tijdens de eerste ronde.
Plan brood, garnituren en water als aparte voorraadcontrole tussen de rondes. Controleer na elke ronde of er binnen 5 minuten bijgevuld kan worden, zodat de proeverij niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kaas heb ik nodig per persoon voor een kaasproeverij?: Reken voor een proeverij op ongeveer 150 tot 200 gram kaas per persoon, verdeeld over meerdere soorten. Kies aan de bovenkant van die hoeveelheid als kaas het hoofdonderdeel van de avond is; bij veel hapjes volstaat de onderkant.
Hoe lang van tevoren moet ik een kaasproeverij organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en inventaris. Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 7 dagen vooraf en bestel bederfelijke producten zodra het aantal deelnemers vaststaat.
In welke volgorde serveer je kaas tijdens een proeverij?: Serveer doorgaans van mild naar krachtig: begin met verse of zachte kazen en eindig met gerijpte, blauwschimmel- of uitgesproken kazen. Houd per ronde ongeveer 10 tot 15 minuten aan, inclusief proeven en kort toelichten.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een kaasproeverij?: Voorzie per gast minimaal 1 bord en 1 waterglas; gebruik voor wijn bij voorkeur 1 glas per gast plus enkele reserveglazen. Tel daarnaast 10 procent extra servies en bestek voor breuk, vervuiling of onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.