Kaartavond organiseren: checklist en planning

Een kaartavond draait soepel als de speeltafels, spelindeling en materialen vóór binnenkomst klaarstaan. Reserveer eerst de locatie en leg datum en tijden vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en de indeling van de avond. Verzamel dieetwensen op tijd en controleer kaartspellen, scorebladen en reserve-exemplaren voordat je boodschappen doet. Op deze pagina staat het volledige plan met 51 taken en 42 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Kaartspellen selecteren
2 personen
Prijzen voor winnaars regelen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Tafelschikking bepalen
2 personen
Spelindeling maken
2 personen
Vrijwilligers voor posten indelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Kaartspellen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Speeltafels nummeren
Kaartspellen klaarleggen
2 personen
Spelregels en scorebladen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Inschrijvingstafel klaarzetten
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijfgeld innen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Scorebladen verzamelen
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Derde speelronde begeleiden
3 personen
Eindscores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kaartspellen verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Inschrijvingstafel

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare rekenmachinesaantal 4
Prijzentafel

Kaartmateriaal

Kaartspellenaantal 12
Reserve kaartspellenaantal 2
Scorebladenaantal 100
Pennenaantal 50
Speelmattenaantal 12
Spelregelkaartenaantal 12
Nummerkaartenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 3
Tafeldecoratiesaantal 8

Kantoor

Geldkist
Inschrijfformulierenaantal 60
Naamstickersaantal 60
Plakbandaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de spelindeling uiterlijk 2 dagen vooraf. Dan kun je tafels nummeren, deelnemers verdelen en ontbrekende kaartspellen of spelregelkaarten nog aanvullen.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de start. Zet tafels en stoelen neer, plaats nummerkaarten en leg per speeltafel kaarten, scorebladen en pennen klaar.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en richt de buffettafel in voordat de eerste spelers arriveren. Zo blijft de inschrijvingstafel vrij voor aanmeldingen en vragen.
Controleer prijzen en boodschappen niet pas op de dag zelf. Loop beide lijsten 48 uur vooraf na en haal de prijzen uiterlijk de dag vóór de kaartavond op.
Test geluidsinstallatie, microfoon en stroomvoorziening tijdens de opbouw. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of de aankondigingen vanaf alle tafels hoorbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kaartavond organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je de tafelschikking en spelindeling kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kaartavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, buffet, inschrijving en speelmateriaal. Plan nog 30 minuten extra als je ook koffie, thee, hapjes en een geluidsinstallatie klaarzet.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een kaartavond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en verwerk ze uiterlijk 7 dagen voor de kaartavond. Dan kun je boodschappen en hapjes nog aanpassen voordat je boodschappen doet.
Wat moet ik per speeltafel klaarleggen?: Leg per tafel het juiste kaartspel, scorebladen, pennen, spelregelkaarten en eventueel een speelmat klaar. Nummer alle tafels uiterlijk 30 minuten vóór de start, zodat deelnemers hun plek snel vinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.