Zo organiseer je een kaartavond zonder chaos

Begin een kaartavond niet met hapjes, maar met de speelopzet. Leg eerst de locatie, datum, tijden en het aantal deelnemers vast; daarvan hangen het aantal tafels, stoelen en kaartspellen af. Kies daarna de spellen en maak een indeling waarin spelers weten aan welke tafel ze starten. Regel prijzen, uitnodigingen en dieetwensen ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijving, genummerde tafels, complete spelsets en een buffet dat de speelrondes niet hindert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Kaartspellen selecteren
2 personen
4
Prijzen voor winnaars regelen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Tafelschikking bepalen
2 personen
11
Spelindeling maken
2 personen
12
Vrijwilligers voor posten indelen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Prijzen ophalen
16
Kaartspellen controleren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Speeltafels nummeren
22
Kaartspellen klaarleggen
2 personen
23
Spelregels en scorebladen klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Buffettafel inrichten
2 personen
26
Inschrijvingstafel klaarzetten
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Inschrijfgeld innen
2 personen
31
Spelregels uitleggen
2 personen
32
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes bijvullen
2 personen
35
Scorebladen verzamelen
2 personen
36
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Derde speelronde begeleiden
3 personen
39
Eindscores controleren
2 personen
40
Winnaars bekendmaken
2 personen
41
Prijzen uitreiken
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Kaartspellen verzamelen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Contant geld veilig opbergen
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Inschrijvingstafel

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare rekenmachinesaantal 4
Prijzentafel

Kaartmateriaal

Kaartspellenaantal 12
Reserve kaartspellenaantal 2
Scorebladenaantal 100
Pennenaantal 50
Speelmattenaantal 12
Spelregelkaartenaantal 12
Nummerkaartenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 3
Tafeldecoratiesaantal 8

Kantoor

Geldkist
Inschrijfformulierenaantal 60
Naamstickersaantal 60
Plakbandaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de spelindeling uiterlijk enkele dagen voor de kaartavond. Controleer per tafel of er een compleet kaartspel, reservekaarten, scorebladen, pennen en spelregelkaarten klaarliggen; zoekwerk tijdens een ronde zorgt direct voor vertraging.
Plan per speeltafel voldoende ruimte voor spelers, kaarten en drankjes. Zet tafels en stoelen eerst neer, nummer daarna alle speeltafels en leg de tafelindeling bij de inschrijvingstafel klaar.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig de deelname daarna in één bericht. Zo weet je vóór het boodschappen doen hoeveel hapjes, borden, glazen en bestek nodig zijn.
Koel dranken vóór de start en maak koffie en thee vooraf klaar in thermoskannen. Zet het buffet aan de zijkant van de speelruimte, zodat deelnemers kunnen pakken zonder lopende spellen te kruisen.
Test microfoon, geluidsinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Houd ook reserve kaartspellen en extra pennen apart bij de organisatie, niet verspreid over de tafels.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kaartspellen heb je nodig voor een kaartavond?: Reken minimaal één compleet kaartspel per speeltafel en houd daarnaast per speltafel één reserve kaartspel achter de hand. Controleer de spellen uiterlijk op de dag vóór de kaartavond op ontbrekende of beschadigde kaarten.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een kaartavond?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken. Vraag om een uiterste aanmelddatum van ongeveer 1 week vóór de avond en bevestig daarna de tafel- of spelindeling.
Hoe lang van tevoren zet je een kaartavond klaar?: Begin 2 tot 3 uur voor aanvang met opbouwen. Zet eerst tafels en stoelen neer, nummer de speeltafels, richt de inschrijving en het buffet in en leg daarna de kaartspellen, scorebladen en spelregelkaarten klaar.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een kaartavond?: Het aantal speeltafels hangt af van het aantal deelnemers en de gekozen spelindeling. Tel naast de speeltafels minimaal één inschrijvingstafel en één buffettafel; reserveer bij een volle indeling bij voorkeur ook ruimte voor één extra tafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.