Judotoernooi organiseren: complete checklist

Een judotoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een sporthal en judomatten. Je moet vroeg de datum, wedstrijdregels en gewichtsklassen vastleggen, officials en vrijwilligers regelen en inschrijvingen controleren. Daarna volgen het wedstrijdschema, de poule-indeling, wedstrijdkaarten en deelnemersinformatie. Deze checklist bevat 69 taken en 61 spullen, zodat je op de wedstrijddag ook aan weegschalen, scoreborden, EHBO, catering en reservejudopakken denkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement bepalen
3 personen
Gewichtsklassen vaststellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Tafelfunctionarissen benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Inschrijfgeld controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
Poules indelen
3 personen
Wedstrijdkaarten maken
2 personen
Medische verklaringen controleren
2 personen
Prijzen bestellen
EHBO-contact regelen
Verzekering controleren
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Medailles controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materiaal verzamelen
3 personen
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
Prijzen sorteren
2 personen

Event

Sporthal openen
2 personen
Tatami leggen
8 personen
Wedstrijdtafels opstellen
4 personen
Publiekstribunes opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Weegschalen plaatsen
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluid en klok testen
2 personen
Scheidsrechters instrueren
3 personen
Tafelfunctionarissen instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers wegen
3 personen
Startlijsten publiceren
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Eerste wedstrijden starten
6 personen
Wedstrijdresultaten verwerken
4 personen
Omroepen van wedstrijden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch en snacks serveren
3 personen
Tatami tussentijds controleren
2 personen
Pauze omroepen
Finales begeleiden
6 personen
Medailles klaarleggen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tatami afbreken
8 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Rode judobandenaantal 8
Blauwe judobandenaantal 8
Weegschalenaantal 2
Reservejudopakkenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Klapstoelenaantal 12
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2
Megafoon
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Etikettenaantal 100

Decoratie

Startnummersaantal 120
Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Wedstrijdformulierenaantal 300
Scoreformulierenaantal 300
Programmaboekjesaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Bannermateriaalaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Medaillesaantal 48
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 150
Medaillelintenaantal 48

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels, leeftijdscategorieën en gewichtsklassen vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Zo voorkom je dat je later deelnemers opnieuw moet indelen.
Benader scheidsrechters en tafelfunctionarissen vroeg en maak per onderdeel een indeling. Plan daarnaast vervanging voor uitval en zorg dat het draaiboek op papier beschikbaar is.
Controleer medische verklaringen, inschrijfgeld en dieetwensen zodra een aanmelding binnenkomt. Bevestig deelnemers pas nadat deze gegevens compleet zijn.
Test vóór de start alle wedstrijdklokken, scoreborden, microfoons en de printer. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels klaar op de wedstrijdtafel.
Tel medailles, wedstrijdkaarten, rode en blauwe judobanden en EHBO-materiaal de dag vóór het toernooi na. Reservejudopakken en ijscompressen worden vaak pas gemist als er al een wedstrijd bezig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een judotoernooi organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met de datum, sporthal, regels en officials. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, wedstrijdschema, materiaalcontrole en het afdrukken van het draaiboek.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een judotoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken voor het toernooi. Dan houd je tijd over om inschrijfgeld en medische verklaringen te controleren, deelnemers te bevestigen en poules in te delen.
Hoeveel judomatten heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdvelden en de beschikbare sporthal, maar plan per veld een volledige matvloer met mattenranden. Controleer minimaal 1 week vooraf of alle matten, randen en reserveonderdelen aanwezig zijn.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema en de poules?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en de gewichtsklassen zijn gecontroleerd. Werk de poules en wedstrijdkaarten uiterlijk 2 tot 3 dagen voor het toernooi af, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.