Checklist pour organiser un tournoi de judo

Un tournoi de judo demande de coordonner les inscriptions, les catégories de poids, les arbitres et la logistique de la salle. Commencez par fixer la date et réserver le gymnase, puis verrouillez le règlement et le format de compétition avant d’inviter les clubs. Les certificats médicaux, les pesées, les cartes de compétition et le matériel de secours sont souvent vérifiés trop tard. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’au jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le règlement de la compétition
3 personnes
Définir les catégories de poids
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les arbitres
2 personnes
Contacter le personnel de table
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Répartir les poules
3 personnes
Créer les cartes de compétition
2 personnes
Vérifier les certificats médicaux
2 personnes
Commander les prix
Prévoir un contact de premiers secours
Vérifier l’assurance
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les médailles
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
Trier les prix
2 personnes

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Installer les tatamis
8 personnes
Installer les tables de compétition
4 personnes
Installer les tribunes
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les balances
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son et l’horloge
2 personnes
Briefer les arbitres
3 personnes
Briefer les responsables de table
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Pesée des participants
3 personnes
Publier les listes de départ
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Lancer les premiers matchs
6 personnes
Traiter les résultats du concours
4 personnes
Annoncer les matchs
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
Vérifier le tatami en cours d’événement
2 personnes
Annoncer la pause
Encadrer les finales
6 personnes
Préparer les médailles
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le tatami
8 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 120
Bordures de tapisqté 24
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Siffletsqté 6
Ceintures de judo rougesqté 8
Ceintures de judo bleuesqté 8
Balancesqté 2
Judogis de rechangeqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Chaises pliantesqté 12
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2
Mégaphone
Haut-parleurqté 2
Microphone
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Étiquettesqté 100

Décoration

Numéros de départqté 120
Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 150
Fiches de matchqté 300
Feuilles de scoreqté 300
Brochures du programmeqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Matériau pour bannièreqté 4
Nappesqté 12
Médaillesqté 48
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 150
Rubans de médailleqté 48

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase dès que la date est fixée et prévoyez une plage horaire assez large pour l’installation des tapis, les pesées, les combats et le rangement.
Fermez les inscriptions avant de répartir les poules. Gardez ensuite un délai de 3 à 5 jours pour confirmer les participants, vérifier les frais et contrôler les certificats médicaux.
Préparez le programme et les cartes de compétition après la répartition des poules, puis imprimez au moins 2 exemplaires du déroulé : un pour la table et un pour la coordination.
Désignez les arbitres, le personnel de table et les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Prévoyez une personne dédiée aux pesées et une autre pour les urgences afin d’éviter les files d’attente.
Contrôlez le matériel la veille : tapis et bordures, tableaux de score, pendule, sifflets, balances, ceintures rouges et bleues, ainsi que trousses de premiers secours et poches de glace.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un tournoi de judo ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le gymnase, contacter les arbitres, lancer les inscriptions et commander les médailles.
Quand clôturer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Clôturez-les environ 7 jours avant la compétition. Gardez ensuite 3 à 5 jours pour traiter les inscriptions, vérifier les certificats médicaux, répartir les poules et envoyer les informations finales.
Combien de balances faut-il pour les pesées ?: Prévoyez au moins 1 balance par zone de pesée et une personne pour enregistrer les résultats. Pour un tournoi important, 2 balances réduisent nettement l’attente et facilitent le contrôle des catégories.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de judo ?: Vérifiez les tapis, les bordures, les tableaux de score, la pendule, les balances, les câbles et les rallonges. Préparez aussi les cartes de compétition, les médailles et les trousses de premiers secours au moins la veille.

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