Checklist voor een goed georganiseerde jubileumwedstrijd

Een jubileumwedstrijd vraagt om meer dan een veld en twee teams. Je regelt tegelijk het wedstrijdprogramma, de begeleiding, bezoekers, catering en de aankleding van de locatie. Begin met datum, veld en scheidsrechter en werk daarna naar de wedstrijddag toe. In de laatste uren draait alles om een gecontroleerde opbouw: materiaal testen, teams ontvangen, buffet klaarzetten en EHBO zichtbaar plaatsen. Deze checklist houdt die volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Wedstrijdprogramma vastleggen
2 personen
Scheidsrechter reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Herinnering aan bezoekers sturen
Teamopstellingen verzamelen
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
Wedstrijdshirts klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Veld en doelen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
EHBO-koffer plaatsen

Event

Teams en scheidsrechter ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Teams laten warmlopen
2 personen
Jubileumwedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Ruststand en omroep verzorgen
Wedstrijdtenues verzamelen
2 personen
Winnaars huldigen
3 personen
Herinneringsfoto maken
2 personen
Buffet en borrel begeleiden
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten voor bezoekers
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Veld en kleedkamers schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 3
Reserveballenaantal 2
Pionnenaantal 20
Trainingshesjesaantal 24
Ballennettenaantal 2
Fluitjesaantal 2
Scorebord
Wedstrijdshirtsaantal 24

Servies

Bordenaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Jubileumbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 6
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdprogramma en de teamopstellingen uiterlijk een week vooraf vast. Zo weet je hoeveel speeltijd, kleedkamerbanken en wedstrijdshirts je nodig hebt en voorkom je wijzigingen aan de inschrijftafel.
Reserveer de scheidsrechter zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Plan daarnaast een korte controle van fluitjes, scorebord, wedstrijdballen en reserveballen voordat de eerste spelers arriveren.
Verstuur de bezoekersherinnering enkele dagen vooraf met aanvangstijd, locatie en eventuele dieetvragen. Gebruik de aanmeldingen daarna om catering, borden, glazen en zitplaatsen niet op gevoel maar per gast te plannen.
Koel dranken vóór de opbouw in koelboxen en richt het buffet pas in nadat tafels en partytenten staan. Zet koffie en thee op een apart punt, zodat de rij bij hapjes en drankjes niet samenkomt.
Test muziek, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de ontvangst. Leg de EHBO-koffer op een vaste, zichtbare plek en controleer het veld en de doelen voordat teams zich omkleden.‌

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, wedstrijdprogramma en scheidsrechter. Stuur uitnodigingen daarna direct uit, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een jubileumwedstrijd regelen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd en bereid hapjes zo veel mogelijk op de ochtend zelf.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste opbouwen?: Open de locatie eerst en controleer veld, doelen en stroompunten. Bouw daarna partytenten, tafels en stoelen op, test de geluidsapparatuur en richt vervolgens inschrijftafel, buffet en koffiepunt in.
Hoe voorkom ik dat ik wedstrijdmateriaal vergeet?: Maak 2 controles: één de dag ervoor en één vóór de ontvangst. Controleer dan onder meer wedstrijdballen, reserveballen, pionnen, hesjes, ballennetten, fluitjes, scorebord en shirts.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.