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Checklist pour organiser un anniversaire sportif

Un anniversaire sportif demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut bloquer la date, construire le programme du tournoi, gérer les inscriptions et prévoir l’arbitrage avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les équipes, ajuster le catering et préparer le matériel. Cette checklist suit l’ordre utile, jusqu’à l’installation des tables, du buffet, de la sonorisation et de la trousse de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le programme du tournoi

    2 personnes

  • Réserver un arbitre

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Envoyer un rappel aux visiteurs

  • Rassembler les compositions d’équipe

    2 personnes

  • Commander les prix et médailles

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Vérifier le matériel de compétition

    2 personnes

  • Préparer les maillots de compétition

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier le terrain et les buts

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre en place le coin café et thé

    2 personnes

  • Tester la musique et le micro

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Installer la trousse de premiers secours

Événement

  • Accueillir les équipes et l’arbitre

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Faire s’échauffer les équipes

    2 personnes

  • Encadrer le match d’anniversaire

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Assurer le mode repos et les annonces

  • Rassembler les tenues de match

    2 personnes

  • Récompenser les gagnants

    3 personnes

  • Prendre une photo souvenir

    2 personnes

  • Encadrer le buffet et le verre de l'amitié

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle utilisée

    2 personnes

  • Fermer le lieu aux visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le terrain et les vestiaires

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker les restes

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables hautesqté 4
  • Bancs de vestiaireqté 6

Matériel de sport

  • Ballons de matchqté 3
  • Ballons de rechangeqté 2
  • Cônesqté 20
  • Chasubles d’entraînementqté 24
  • Filets de ballonqté 2
  • Siffletsqté 2
  • Tableau des scores
  • Maillots de compétitionqté 24

Vaisselle

  • Assiettesqté 70
  • Verresqté 100
  • Tasses à caféqté 60
  • Couvertsqté 70
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 3

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couverts de serviceqté 12
  • Thermosqté 4

Équipement

  • Enceinte Bluetooth
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 3

Décoration

  • Bannières d'anniversaireqté 4
  • Ballonsqté 100
  • Poids pour ballonsqté 8
  • Nappesqté 8
  • Guirlande de fanionsqté 6

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 4
  • Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Éponges de nettoyageqté 6
  • Seauxqté 3
  • Balais à mainqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance, puis réserve l’arbitre avant d’envoyer les invitations. Le programme du tournoi doit préciser les horaires, la durée des matchs et les pauses.
  • Demande les inscriptions et les besoins alimentaires dans le même formulaire. Fixe une date limite environ 10 jours avant l’anniversaire afin de calculer les quantités de catering sans commander au dernier moment.
  • Prévois un rappel aux visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement avec l’heure d’arrivée, les compositions d’équipe et les consignes pour les maillots. Garde aussi une liste actualisée des participants à la table d’inscription.
  • Vérifie le matériel de compétition la veille : ballons de match et de rechange, cônes, chasubles, sifflets, filets et tableau des scores. Charge l’enceinte Bluetooth, teste le microphone et rassemble rallonges et multiprises avant l’ouverture du lieu.
  • Commence l’installation au moins 2 heures avant le premier match. Contrôle le terrain et les buts, monte les tentes, installe tables et chaises, puis termine par le buffet, le coin café-thé, la décoration et la trousse de premiers secours.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un anniversaire sportif ?
Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si un arbitre et un lieu doivent être réservés. Demande une réponse avec les disponibilités, l’équipe souhaitée et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer un tournoi d’anniversaire ?
Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Il faut vérifier le terrain et les buts, monter les tentes, placer les tables et chaises, installer l’inscription, le buffet et la sonorisation.
Quand confirmer les quantités de nourriture et de boissons ?
Arrête les quantités 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Achète les produits frais et prépare les en-cas la veille, puis refroidis les boissons quelques heures avant le début.
Que faut-il vérifier la veille d’un anniversaire avec tournoi ?
Contrôle tout le matériel sportif, les maillots, les médailles et les compositions d’équipe. Vérifie aussi les boissons, les assiettes, verres, couverts, rallonges, multiprises, enceinte et microphone pour éviter une course aux achats le matin même.

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