Checklist voor een jubileumvuurwerkshow organiseren

Een jubileumvuurwerkshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een vuurwerkleverancier boeken. Je legt eerst datum en locatie vast, controleert gemeentelijke toestemming en werkt daarna het terrein, de veiligheid en de publieksstromen uit. Ondertussen regel je uitnodigingen, parkeren, toiletten, catering, muziek en vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 87 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat vergunningen, stroom of leveringen pas in de laatste week aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vuurwerkleverancier boeken
Vergunning aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Publiekszone bepalen
2 personen
Vuurwerkzone bepalen
2 personen
Nooduitgangen vastleggen
2 personen
Toestemming gemeente controleren
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen afspreken
2 personen
Toiletvoorzieningen reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Afspeellijst klaarzetten
Cateringmenu vaststellen
2 personen
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toezichthouders instrueren
2 personen
Weersverwachting volgen
Bezoekersaantal bijwerken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Vuurwerkprogramma bevestigen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Vuurwerkzone vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Statafels plaatsen
2 personen
Buffet en bar opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Toiletten en wastafels vullen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidshekken plaatsen
4 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
2 personen
Brandblussers klaarzetten
2 personen
Eerste hulp klaarzetten
2 personen
Vuurwerk opstellen
3 personen
Aansturing vuurwerk testen
2 personen
Publieksroute controleren
3 personen
Cateringbuffet vullen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Crewbriefing houden
6 personen
Ingang gereedmaken
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Hapjes serveren
4 personen
Dranken schenken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Publiekszone bewaken
4 personen
Vuurwerkzone bewaken
3 personen
Weer en wind controleren
2 personen
Vuurwerkshow aankondigen
Publiek naar kijkzone begeleiden
4 personen
Vuurwerkshow uitvoeren
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Bar en buffet sluiten
3 personen
Vuurwerkterrein veiligstellen
3 personen
Achtergebleven vuurwerk controleren
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelers en bar opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoon opleveren
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Restanten veilig afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Leveranciers afmelden
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Decoratie

Jubileumbannersaantal 4
Ballonnenaantal 150
Ballonnenlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Veiligheid

Veiligheidshekkenaantal 30
Waarschuwingsbordenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Gehoorbeschermingaantal 160
Reflecterende hesjesaantal 12

Vuurwerk

Vuurwerkshowpakket
Aansturingsset
Ontstekingskabels
Beschermende afdekzeilenaantal 4
Afzetpalenaantal 30

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Bezemsaantal 4
Blikkenaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Afwasteilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal enkele maanden vooraf met de locatie, vuurwerkleverancier en vergunning. Controleer direct bij de gemeente welke toestemming nodig is en welke termijnen gelden; zonder duidelijk besluit kun je de rest van de planning niet betrouwbaar vastleggen.
Maak één plattegrond met publiekszone, vuurwerkzone, nooduitgangen, parkeerplaatsen en voorzieningen. Deel die kaart vóór het evenement met toezichthouders, vrijwilligers en leveranciers, zodat niemand op de dag zelf hoeft te improviseren.
Controleer de stroomvoorziening voor speakers, microfoon, mengpaneel, koelkasten, koffiezetapparaten en waterkokers. Plan vóór de leverdag een test en leg vast wie kabels, aansluitingen en eventuele alternatieven beheert.
Werk het aantal gasten uiterlijk één tot twee weken vooraf bij op basis van de aanmeldingen. Gebruik dat aantal voor herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek, stoelen, tafels, toiletten en de catering; dieetwensen geef je tegelijk door aan de cateraar.
Volg de weersverwachting vanaf een week vooraf en neem uiterlijk 48 uur vóór aanvang een besluit over tenten, bescherming van apparatuur en de publieksopstelling. Instrueer vrijwilligers en toezichthouders opnieuw wanneer de indeling of het programma door het weer verandert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumvuurwerkshow organiseren?: Start bij voorkeur enkele maanden vooraf met locatie, leverancier, vergunning en veiligheidsplan. Houd de laatste twee weken vrij voor aanmeldingen, leveringen, weerscontrole en de definitieve personeelsindeling.
Wanneer moet ik een vergunning voor een jubileumvuurwerkshow aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie en vuurwerkleverancier bekend zijn. De vereiste termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct en plan geen definitieve showdatum voordat je de gemeentelijke voorwaarden kent.
Hoeveel glazen en servies heb ik nodig voor een jubileumvuurwerkshow?: Tel het definitieve aantal gasten op basis van de aanmeldingen en zorg per gast voor een bord, kom, drinkglas en bestek. Voor het eerste uur reken je daarnaast op 2 tot 3 drankjes per persoon; plan extra voorraad als afwas tussendoor niet mogelijk is.
Wanneer moet ik het veiligheidsplan en de terreinindeling af hebben?: Maak de eerste versie zodra locatie en vuurwerkzone vaststaan en rond het plan uiterlijk enkele weken vóór de show af. Deel de definitieve plattegrond daarna met gemeente, leverancier, toezichthouders en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.