Checklist jubileumviering voor 50 gasten

Voor een jubileumviering met 50 gasten moet je vooral de planning, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de gastenlijst en uitnodigingen, leg daarna locatie, programma en materialen vast. Verzamel dieetwensen op tijd en plan de boodschappen in twee rondes: houdbaar en vers. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde, van tafels en stoelen tot buffet, presentatie en gastenboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Locatie en tijden bevestigen
Tafels en stoelen reserveren
Muziek afspeellijst samenstellen
Sprekers en toastgevers bevestigen
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
Presentatie samenstellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten klaarmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Gastenboek en kaarten klaarleggen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentatie testen
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Statafelsaantal 4
Kledinghangersaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstjesaantal 8
Gastenboek
Pennenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartschepaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Sponzenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en vraag om aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de viering. Zo weet je hoeveel dinerborden, besteksets, glazen en hapjes je nodig hebt.
Bevestig locatie, begintijd, eindtijd, tafels, stoelen en buffettafels minimaal 4 weken vooraf. Controleer meteen of er stroompunten zijn voor luidsprekers, laptop, beamer, projectiescherm en verlengsnoeren.
Plan de presentatie niet op het laatste moment: verzamel foto’s en maak de presentatie uiterlijk 1 week vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers nogmaals op de locatie.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal verse boodschappen en de taart op de dag zelf. Begin minstens 3 uur voor ontvangst met schoonmaken, tafels opstellen, buffet en bar inrichten en dranken koelen.
Leg gastenboek en pennen bij de ingang of op een aparte tafel klaar en wijs één persoon aan voor foto’s, muziek en het programma. Zo blijft tijdens de toast en presentatie duidelijk wie de techniek bedient.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumviering voor 50 gasten organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Leg programma, catering en techniek uiterlijk 4 weken vooraf vast en sluit de aanmeldingen 2 weken voor de viering.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor 50 gasten?: Reken voor een diner op minimaal 50 dinerborden en besteksets, plus 50 dessertborden en koffiekopjes als die momenten in het programma zitten. Voor glazen is 1 waterglas per gast de basis; plan extra wijnglazen of bierglazen als gasten meerdere dranksoorten krijgen.
Wanneer moet ik de taart en verse boodschappen regelen?: Bestel of bevestig de taart uiterlijk 1 week vooraf en spreek af dat je hem op de dag zelf ophaalt. Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal verse producten bij voorkeur op de ochtend van de viering.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten voor 50 gasten?: Plan minimaal 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet en bar inrichten, versiering ophangen en servies klaarzetten. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een technische test en controle van programma, presentatie en microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.