Checklist voor een goed georganiseerd jubileumtuinfeest

Een jubileumtuinfeest vraagt vooral om een strakke planning rond gasten, weer en voorbereiding. Regel de partytent en het extra meubilair voordat je de definitieve opstelling maakt, en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Plan houdbare boodschappen eerder in en bewaar verse producten voor de laatste dagen. Op de feestdag zelf werk je van tuin en tent naar tafels, buffet, dranktafel en techniek, zodat je niet tegelijk nog moet koken en opbouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Weersverwachting controleren
Partytent reserveren
Extra meubilair reserveren
Muziek afspeellijst samenstellen
Programma en speeches maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tuin maaien en opruimen
2 personen
Toilet en entrees schoonmaken
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Tafels dekken
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting monteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Bar en dranktafel inrichten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Afvalpunten klaarzetten

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds afvoeren
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Tuin en terras schoonmaken
3 personen
Partytent afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 55
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Lopersaantal 6
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 6
Ballonpompaantal 2
Plakstripsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij regen niet alleen de partytent vast, maar bepaal ook waar buffet, zitplaatsen en entree droog blijven.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen voor het feest. Gebruik die lijst om dieetwensen, het aantal tafels en stoelen en de hoeveelheid servies definitief af te stemmen.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal verse boodschappen bij voorkeur 1 dag vooraf. Zet dranken minstens 3 uur voor aanvang koud; gebruik koelboxen en ijs als de koelkastcapaciteit niet volstaat.
Plan de opbouw van de tuin minimaal 4 uur voor de ontvangst. Reken extra tijd voor de partytent, tafels, stoelen, verlichting, versiering en het testen van muziek en microfoon.
Zet buffet, bar en dranktafel op verschillende plekken en label serveerschalen bij dieetopties. Leg serveertangen, opscheplepels, bestek en servetten klaar voordat de hapjes en salades uit de keuken komen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumtuinfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en reservering van een partytent en extra meubilair. Maak 1 week vooraf het programma, de boodschappenplanning en de muziek definitief.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een tuinfeest controleren?: Controleer het weer 5 tot 7 dagen vooraf om de opstelling en tent te kunnen aanpassen. Kijk op de feestdag zelf nogmaals, bij voorkeur 6 tot 8 uur voor de ontvangst.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumtuinfeest op te bouwen?: Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van tent, tafels, stoelen, verlichting en decoratie. Houd daarna nog 1 uur vrij voor het dekken, klaarzetten van buffet en dranktafel en het testen van muziek en microfoon.
Wanneer moet ik de drank voor een jubileumtuinfeest koud zetten?: Zet de dranken minstens 3 uur voor aanvang koud. Bij een volle koelkast begin je eerder en verdeel je de voorraad over koelboxen met ijsblokjes, zodat de dranktafel tijdens het feest aangevuld kan worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.