Jubileumschaaktoernooi organiseren: checklist

Een jubileumschaaktoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen borden en klokken klaarzetten. Je moet vroeg keuzes maken over het toernooiformat, het aantal deelnemers, het speelschema en de prijzen. Daarna volgen aanmeldingen, vrijwilligers, catering en de technische voorbereiding op locatie. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een gecontroleerde wedstrijddag, inclusief registratie, materiaal, scoreformulieren en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Prijzengeld vaststellen
2 personen
Prijzen en bekers bestellen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toernooireglement opstellen
2 personen
Speelschema voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Bevestiging aan deelnemers sturen
Reservering locatie bevestigen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Prijzen ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Scoreformulieren printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemersindeling maken
2 personen
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Schaakborden klaarleggen
3 personen
Klokken instellen
3 personen
Wedstrijdnummers plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Prijzentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Inschrijfgeld innen
Laatste wijzigingen verwerken
2 personen
Opening en uitleg geven
2 personen
Eerste ronde begeleiden
3 personen
Uitslagen eerste ronde invoeren
2 personen
Tweede ronde begeleiden
3 personen
Uitslagen tweede ronde invoeren
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde ronde begeleiden
3 personen
Uitslagen derde ronde invoeren
2 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Vierde ronde begeleiden
3 personen
Uitslagen vierde ronde invoeren
2 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Laatste consumpties serveren
2 personen

Nazorg

Schaakmateriaal verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Schaaksets controleren
2 personen
Materiaal terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelaantal 3
Prijzentafel
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Schaakbordenaantal 35
Schaakstukkenaantal 35
Schaakklokkenaantal 35
Reserve schaakstukkenaantal 5
Reserve schaakklokkenaantal 3
Demonstratiebord
Demonstratiestukken
Scoreformulierenaantal 180
Schrijfpennenaantal 80
Klembordenaantal 10
Toernooimap
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummerkaartenaantal 35
Prijzenaantal 8
Bekersaantal 3
Medaillesaantal 20

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 5
Wifi-router
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Opladersaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 8
Kannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
dienbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanner
Tafelkledenaantal 14
Schaakdecoratieaantal 10
Ballonnenaantal 60
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2
Schaaraantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalzakkenaantal 50
Papieren handdoekenaantal 6
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format en de tijdsindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weten deelnemers hoeveel rondes, welke speelduur en welk maximaal aantal plaatsen ze kunnen verwachten.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en reglement duidelijk zijn. Controleer de deelnemerslijst wekelijks en stuur uiterlijk enkele dagen voor het toernooi een bevestiging met starttijd, bereikbaarheid en praktische informatie.
Plan naast de wedstrijdleiding aparte hulp voor registratie, catering en materiaal. Reken op extra tijd voor naamkaartjes, tafelnummerkaarten en het indelen van deelnemers voordat de eerste ronde begint.
Test laptop, printer, wifi, microfoon en luidsprekers vooraf op de locatie. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en houd reserve schaakstukken en schaakklokken beschikbaar voor defecten of ontbrekende onderdelen.
Doe de laatste materiaalcontrole niet pas bij het openen van de locatie. Controleer de avond ervoor de toernooimap, scoreformulieren, schrijfpennen, prijzen en bekers; zet op de dag zelf eerst de tafels, registratie en prijzentafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumschaaktoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, format en prijzengeld. Verstuur de uitnodigingen zodra het reglement en de aanmeldprocedure klaar zijn, zodat je tijd houdt voor deelnemersindeling en catering.
Hoeveel schaakborden en klokken heb ik nodig?: Je hebt per gelijktijdige partij één schaakbord en één schaakklok nodig. Tel daarnaast minstens 1 of 2 reserve-exemplaren mee, zodat een defect tijdens een ronde het speelschema niet stillegt.
Wanneer moet ik het speelschema en de deelnemersindeling maken?: Maak een voorlopige indeling zodra je aanmeldingen binnenkomen en werk die bij tot de inschrijving sluit. Controleer de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 1 tot 2 dagen voor het toernooi, inclusief afmeldingen en dieetwensen.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Open de locatie minimaal 90 minuten voor de start. Zet eerst tafels, stoelen, registratie en materiaal klaar; test daarna de techniek en leg scoreformulieren, pennen, naamkaartjes en tafelnummerkaarten per speelplek neer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.