Checklist pour organiser un tournoi d’échecs du jubilé

Un tournoi d’échecs du jubilé demande plus qu’une salle et des échiquiers. Il faut verrouiller le format, les inscriptions, le règlement, les horaires et les rôles avant le jour J. Cette checklist regroupe les 73 tâches et 71 fournitures du plan, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’installation des tables et la remise des prix. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : pendules de réserve, feuilles de score, badges, alimentation électrique et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Fixer le montant des prix
2 personnes
Commander les prix et les coupes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
Préparer le planning des matchs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Confirmer la réservation du lieu
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer les prix
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer la répartition des participants
2 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer les échiquiers
3 personnes
Régler les horloges
3 personnes
Installer les numéros de compétition
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Encaisser les frais d’inscription
Intégrer les dernières modifications
2 personnes
Ouverture et explication
2 personnes
Encadrer la première manche
3 personnes
Saisir les résultats du premier tour
2 personnes
Accompagner le deuxième tour
3 personnes
Saisir les résultats du deuxième tour
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le troisième tour
3 personnes
Saisir les résultats du troisième tour
2 personnes
Servir le repas
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Animer le quatrième tour
3 personnes
Saisir les résultats du quatrième tour
2 personnes
Animer la finale
3 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir les dernières consommations
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d'échecs
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Vérifier les jeux d’échecs
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de buffetqté 3
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Échiquiersqté 35
Pièces d’échecsqté 35
Pendules d'échecsqté 35
Pièces d’échecs de rechangeqté 5
Réveils d'échecs de réserveqté 3
Panneau de démonstration
Matériel de démonstration
Feuilles de scoreqté 180
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 10
Dossier du tournoi
Badges nominatifsqté 70
Cartes de numéros de tableqté 35
Prixqté 8
Gobeletsqté 3
Médaillesqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 5
Routeur wifi
Microphone
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Chargeursqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 4
plateauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 6

Décoration

Bannière d’anniversaire
Nappesqté 14
Décoration d’échecsqté 10
Ballonsqté 60
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Sacs poubelleqté 50
Essuie-toutqté 6
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez notamment le nombre de rondes, la cadence, les horaires, les critères de départage et la procédure en cas de retard.
Prévoyez le matériel par table, pas seulement en quantité totale. Pour chaque partie, comptez un échiquier, un jeu de pièces, une pendule, des feuilles de score et des stylos, puis ajoutez des pièces de rechange et des pendules de réserve.
Fermez les inscriptions assez tôt pour préparer la répartition et le planning. Envoyez la confirmation aux participants après vérification de la liste, avec l’heure d’arrivée, le règlement et les informations pratiques du lieu.
Ne laissez pas le catering et les besoins alimentaires à la dernière semaine. Recueillez les contraintes lors de l’inscription, confirmez le nombre de repas ou de collations au prestataire, puis vérifiez les courses avant l’ouverture de la salle.
Organisez l’installation avec un plan de salle et des rôles précis. Réservez une table pour les inscriptions, une pour le buffet et une pour les prix, puis testez l’ordinateur, l’imprimante, le Wi-Fi, le microphone et les rallonges avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un tournoi d’échecs du jubilé ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, fixez le format et lancez les commandes de prix ; gardez les 7 derniers jours pour les vérifications, les impressions et les courses.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi d’échecs ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant le tournoi, une fois le format, le règlement et les informations du lieu définis. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement pour établir la répartition et le planning.
Combien de jeux d’échecs et de pendules prévoir par table ?: Prévoyez un échiquier, un jeu de pièces et une pendule par table de jeu. Ajoutez au minimum 1 jeu de pièces de rechange et 1 à 2 pendules de réserve par tranche de 10 tables, afin de remplacer rapidement le matériel défectueux.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi d’échecs ?: La veille, vérifiez la liste des participants, imprimez les feuilles de score, préparez les badges, les numéros de table et les prix, puis regroupez le dossier du tournoi. Le jour J, prévoyez au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables et tester le matériel technique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.