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Jubiläums-Schachturnier organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläums-Schachturnier braucht neben Brettern und Figuren vor allem einen klaren Ablauf. Lege zuerst Ort, Datum, Turnierformat und Preisgeld fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Reglement, Spielplan, Teilnehmeraufteilung, Helfer und die Bestätigung der Location. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Tischnummern, Wertungsbögen, Schachuhren und Preise ohne Suchen bereitliegen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Turnierformat festlegen

    2 Personen

  • Preisgeld festlegen

    2 Personen

  • Preise und Pokale bestellen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Turnierreglement erstellen

    2 Personen

  • Spielplan vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Catering reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Preise abholen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wertungsbögen drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmeraufteilung erstellen

    2 Personen

  • Preise und Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Schachbretter bereitlegen

    3 Personen

  • Uhren einstellen

    3 Personen

  • Startnummern anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Preistisch aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Startgeld einziehen

  • Letzte Änderungen einarbeiten

    2 Personen

  • Eröffnung und Erklärung geben

    2 Personen

  • Erste Runde begleiten

    3 Personen

  • Ergebnisse der ersten Runde eingeben

    2 Personen

  • Zweite Runde begleiten

    3 Personen

  • Ergebnisse der zweiten Runde eingeben

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dritte Runde betreuen

    3 Personen

  • Ergebnisse der dritten Runde eingeben

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Die vierte Runde betreuen

    3 Personen

  • Ergebnisse der 4. Runde eingeben

    2 Personen

  • Finalrunde begleiten

    3 Personen

  • Endstand überprüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Schachmaterial sammeln

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Schachsets prüfen

    2 Personen

  • Material zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 70
  • Registrierungstisch
  • Buffet-TischAnz. 3
  • Preisetisch
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • SchachbretterAnz. 35
  • SchachfigurenAnz. 35
  • SchachuhrenAnz. 35
  • Ersatz-SchachfigurenAnz. 5
  • Ersatz-SchachuhrenAnz. 3
  • Demonstrationstafel
  • Demonstrationsstücke
  • WertungsbögenAnz. 180
  • SchreibstifteAnz. 80
  • KlemmbretterAnz. 10
  • Turniermappe
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischnummernkartenAnz. 35
  • PreiseAnz. 8
  • BecherAnz. 3
  • MedaillenAnz. 20

Ausstattung

  • Laptop
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • WLAN-Router
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LadegeräteAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • TablettsAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 6

Dekoration

  • Jubiläumsbanner
  • TischdeckenAnz. 14
  • SchachdekorationAnz. 10
  • BallonsAnz. 60
  • BallonbandAnz. 2
  • KlebebandAnz. 4
  • SeilAnz. 2
  • SchereAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MüllsäckeAnz. 50
  • PapierhandtücherAnz. 6
  • ToilettenpapierAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Turnierformat, Reglement und maximale Teilnehmerzahl feststehen. So vermeidest du spätere Änderungen an Einteilung und Spielplan.
  • Plane die Teilnehmeraufteilung spätestens 3 Tage vor dem Turnier und prüfe die Liste noch einmal gegen die eingegangenen Anmeldungen. Ernährungswünsche gehören ebenfalls in diese letzte Prüfung.
  • Bestätige Location und Catering 7 Tage vorher schriftlich. Kläre dabei auch, wann du den Raum öffnen kannst und ob Tische, Stühle, WLAN und Strom tatsächlich verfügbar sind.
  • Lege pro Spielplatz ein Schachbrett, einen Figurensatz, eine Schachuhr, Tischnummernkarten und Wertungsbögen bereit. Ersatzfiguren und Ersatzuhren kommen an einen zentralen Tisch, nicht in Kartons unter den Spieltischen.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit stellst du Tische auf, richtest Registrierung und Preistisch ein, testest Mikrofon und Lautsprecher und legst Namensschilder sowie Turniermappe bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Schachturnier planen?
Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Format und Preisgeld. Einladungen und Anmeldung sollten etwa 6 Wochen vor dem Turnier verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wann sollte die Anmeldung für ein Schachturnier geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung idealerweise 7 Tage vor dem Turnier. So bleiben dir noch 3 bis 5 Tage für Teilnehmerprüfung, Einteilung, Spielplan und die Bestätigung an alle Teilnehmenden.
Wie viel Material braucht man pro Schachbrett?
Plane pro Brett ein vollständiges Figurenset, eine Schachuhr, Wertungsbögen, Schreibstifte und eine Tischnummer ein. Zusätzlich solltest du mindestens 1 bis 2 Ersatz-Figurensätze und Ersatzuhren für das gesamte Turnier bereithalten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Schachturniers?
Rechne für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Bei vielen Tischen oder zusätzlicher Technik sind 2 Stunden sicherer, damit Registrierung, Spielmaterial, WLAN, Mikrofon und Lautsprecher getestet werden können.

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