Checklist voor een jubileumrondvaart organiseren

Een jubileumrondvaart vraagt om meer dan alleen een boot reserveren. Je stemt de vertreklocatie, route, catering en techniek op elkaar af en houdt bij wie meegaat en wat zij eten of drinken. Begin met de rondvaart en het programma, werk daarna de gastenlijst en invulling uit en bewaar de praktische voorbereidingen voor de laatste week. Op de dag zelf moeten materialen, catering en decoratie op tijd bij de aanlegplaats zijn, zodat je vóór vertrek kunt opbouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Rondvaart reserveren
Vertreklocatie vastleggen
Catering aan boord afstemmen
2 personen
Muziek en techniek afstemmen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking maken
2 personen
Toost en speeches plannen
2 personen
Herinnering aan gasten sturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Catering verpakken
3 personen
Decoratie en materialen laden
3 personen
Naar de aanlegplaats rijden
2 personen
Aan boord laden
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Muziek testen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
Jubileumprogramma openen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toost uitbrengen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Speeches begeleiden
Dessert serveren
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Aan boord schoonmaken
3 personen
Materialen uitladen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Restanten controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Hoge statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 5
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Tafelnummerkaartenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasborstelsaantal 3
Theedoekenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vertreklocatie en route meteen vast met de rondvaartorganisatie. Vraag ook hoe laat je aan boord mag laden; op een boot is er vaak maar een korte opbouwtijd.
Stuur de uitnodigingen ruim van tevoren en sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor vertrek. Dan heb je tijd om dieetwensen, de definitieve gastenlijst en de tafelschikking te verwerken.
Plan speeches en de toost in het programma met een concrete spreektijd. Reken bijvoorbeeld 3 tot 5 minuten per spreker en stem vooraf af wanneer muziek of microfoon nodig is.
Koel dranken en controleer de weersverwachting pas in de laatste 48 uur opnieuw. Neem naast gekoelde voorraad ook koelboxen en ijscontainers mee, want aan boord is extra koeling niet altijd beschikbaar.
Maak op de vertrekdag één laadvolgorde: eerst tafels, stoelen en techniek, daarna servies en catering en als laatste decoratie. Controleer vóór vertrek of microfoon, speaker, verlengkabels en stekkerdozen werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumrondvaart reserveren?: Reserveer bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als je een specifieke datum of route wilt. Plan uiterlijk 8 weken voor vertrek de catering, techniek en vertreklocatie definitief.
Wanneer moet ik de gastenlijst voor een jubileumrondvaart definitief maken?: Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 2 weken voor vertrek. Verzamel op dat moment ook dieetwensen, zodat de catering het aantal maaltijden en aangepaste gerechten kan vastleggen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumrondvaart?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor een rondvaart van 3 uur komt dat neer op circa 4 tot 5 drankjes per gast, naast water en koffie.
Wanneer moet ik de catering en spullen aan boord laden?: Pak catering, servies en materialen de dag ervoor zoveel mogelijk klaar en laad op de vertrekdag volgens een vaste volgorde. Houd minimaal 60 tot 90 minuten vóór vertrek vrij voor laden, opstellen en een technische controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.