Jubileumreis organiseren: een checklist met planning

Een jubileumreis vraagt meer voorbereiding dan alleen vervoer en een programma. Je regelt tegelijk de deelnemers, reserveringen, dieetwensen, betalingen, documenten en materialen voor onderweg. Begin met de deelnemerslijst en leg daarna vervoer, restaurant en activiteit vast voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week controleer je gegevens, maak je pakketten per deelnemer en bereid je vertrekplek voor. Zo voorkom je dat een noodcontact, routekaart of gekoeld drankje pas op de vertrekdag wordt gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer reserveren
Restaurant reserveren
Activiteit reserveren
Deelnemersgegevens controleren
Route en vertrektijd delen
Betalingen verzamelen
Jubileumprogramma afdrukken
Noodcontacten verzamelen
Cadeau en kaart regelen
2 personen
Deelnemers definitief bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Pakketten per deelnemer maken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst meenemen
Vervoer laden
3 personen
Vertreklocatie klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Programma toelichten
Reispakketten uitdelen
2 personen
Snacks en water uitdelen
2 personen
Foto’s maken
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Jubileumcadeau overhandigen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Laatste consumpties uitdelen
2 personen
Deelnemers terugbrengen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Materialen uitladen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Vervoermiddelen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto’s veilig opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documentatie

Deelnemerslijstenaantal 3
Programmafoldersaantal 25
Routekaartenaantal 25
Noodcontactformulierenaantal 25
Pennensetaantal 2
Naamstickersaantal 30
Enveloppenaantal 5

Decoratie

Jubileumbanner
Tafeldecoratiesaantal 4
Ballonnenaantal 30
Lintenaantal 4
Cadeautas
Jubileumkaart

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Koffiekopjesaantal 25
Wijnglazenaantal 25
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Telefoonhouder

Veiligheid

EHBO-kit
Desinfectiegelaantal 2
Zaklampenaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 4

Schoonmaak

Handveger en blik
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afvalzakhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vervoer, restaurant en activiteit zo vroeg mogelijk vast en zet de route en vertrektijd daarna in één bericht aan alle deelnemers. Plan uiterlijk 7 dagen voor vertrek een definitieve bevestiging.
Vraag dieetwensen en noodcontacten tegelijk met de aanmelding uit. Controleer de gegevens opnieuw zodra de deelnemers definitief zijn bevestigd, zodat je cateringbestelling klopt.
Verzamel betalingen vóór je de laatste reserveringen bevestigt. Houd een deelnemerslijst bij met aanmelding, betaling, dieetwens en contactgegevens; dat voorkomt losse notities op de vertrekdag.
Maak per deelnemer een pakket met programmafolder, routekaart en eventuele jubileumkaart. Leg deze pakketten minstens 1 dag vooraf klaar en neem een extra exemplaar van de deelnemerslijst mee.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek en pas kleding, vervoer en materialen daarop aan. Koel dranken vooraf in koelboxen met koelelementen en laad documentatie en materialen in een vaste volgorde.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de deelnemerslijst en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen zodra vervoer, restaurant en activiteit voorlopig vaststaan; verwerk aanmeldingen tot ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet ik de deelnemers van een jubileumreis definitief bevestigen?: Bevestig de deelnemers uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Dan heb je nog tijd om dieetwensen, betalingen, noodcontacten, catering en pakketten per deelnemer te controleren.
Hoeveel drank moet ik meenemen voor een jubileumreis?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur toe. Neem extra water mee voor onderweg en koel de drank uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer controleer ik de route en vertrektijd?: Deel route en vertrektijd zodra de vervoersafspraak vastligt en stuur uiterlijk 24 uur voor vertrek een laatste bevestiging. Controleer op dat moment ook de weersverwachting en eventuele wijzigingen in de route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.