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Jubiläumsreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsreise braucht mehr als eine Teilnehmerliste und eine Buchung. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Transport, Restaurant, Aktivität und Zahlungen und musst am Reisetag alle Unterlagen und Materialien dabeihaben. Plane zuerst den Ablauf und die verbindlichen Zusagen, danach Reservierungen und Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Abfahrtsort und Teilnehmerdaten und packst die Unterlagen sowie die vorbereiteten Pakete pro Person.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport reservieren

  • Restaurant reservieren

  • Aktivität buchen

  • Teilnehmerdaten prüfen

  • Route und Abfahrtszeit teilen

  • Zahlungen einsammeln

  • Jubiläumsprogramm drucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Geschenk und Karte besorgen

    2 Personen

  • Teilnehmer endgültig bestätigen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Pakete pro Teilnehmer erstellen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste mitnehmen

  • Transport beladen

    3 Personen

  • Abfahrtsort vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Reisepakete ausgeben

    2 Personen

  • Snacks und Wasser verteilen

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Teilnehmende betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Jubiläumsgeschenk überreichen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Letzte Getränke verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer zurückbringen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Transportmittel prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Dokumentation

  • TeilnehmerlistenAnz. 3
  • ProgrammhefteAnz. 25
  • RoutenpläneAnz. 25
  • NotfallkontaktformulareAnz. 25
  • StiftsetAnz. 2
  • NamensaufkleberAnz. 30
  • UmschlägeAnz. 5

Dekoration

  • Jubiläumsbanner
  • TischdekorationenAnz. 4
  • BallonsAnz. 30
  • BänderAnz. 4
  • Geschenktasche
  • Jubiläumskarte

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 25
  • WeingläserAnz. 25
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • Telefonhalter

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • DesinfektionsgelAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 3
  • SicherheitswestenAnz. 4

Reinigung

  • Handfeger und Kehrblech
  • PutzlappenAnz. 10
  • MüllsackhalterAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Teilnehmerliste früh an und verschicke die Einladungen mit einer klaren Antwortfrist. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und Notfallkontakten, damit dir diese Angaben nicht kurz vor der Abfahrt fehlen.
  • Reserviere Transport, Restaurant und Aktivität erst, wenn du die erwartete Personenzahl realistisch kennst. Teile Route und Abfahrtszeit spätestens einige Tage vorher mit und nenne zusätzlich einen festen Treffpunkt.
  • Sammle Zahlungen nicht erst am Reisetag ein. Setze eine Zahlungsfrist vor der endgültigen Bestätigung und prüfe danach, wer bezahlt hat und bei wem noch eine Rückmeldung fehlt.
  • Bereite Programmhefte, Routenpläne, Namensaufkleber und Notfallkontaktformulare getrennt vor. Packe die Unterlagen in Umschläge und stelle pro Teilnehmer ein eigenes Paket zusammen, damit die Ausgabe vor Ort schnell geht.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und plane für den Transport Kühlboxen und Kühlelemente ein. Prüfe am Vorabend außerdem Wettervorhersage, Teilnehmerliste, Geschenktasche, Jubiläumskarte und den tragbaren Lautsprecher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsreise organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Teilnehmerliste und Einladungen. Transport, Restaurant und Aktivität sollten nach den ersten verbindlichen Rückmeldungen reserviert werden.
Wann müssen die Teilnehmer einer Jubiläumsreise endgültig bestätigt werden?
Lege die endgültige Bestätigung etwa 7 bis 10 Tage vor der Abfahrt fest. So bleiben noch einige Tage für Catering, Pakete pro Teilnehmer und die Prüfung der Teilnehmerdaten.
Wie viel Getränke braucht man für eine Jubiläumsreise?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und kühle die Getränke spätestens am Vorabend.
Was muss am Tag der Jubiläumsreise mitgenommen werden?
Nimm Teilnehmerliste, Programmhefte, Routenpläne und Notfallkontakte sowie die vorbereiteten Materialien und Pakete mit. Lade Transport und Kühlboxen so, dass die Unterlagen und die Geschenktasche schnell erreichbar bleiben.

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