Zo organiseer je een jubileumreceptie

Begin met de gastenlijst en leg daarna de zaal, het meubilair en de praktische indeling vast. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je hapjes, taart en dranken definitief bestelt. Plan speeches, muziek en naamkaartjes niet pas voor de laatste week. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde: locatie controleren, meubilair plaatsen, tafels aankleden, techniek testen en dranken koelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst definitief maken
2
Zaal reserveren
3
Meubilair reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Hapjes en taart bestellen
8
Muziek afspeellijst samenstellen
9
Sprekers en toespraken vastleggen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Herinnering aan gasten sturen
12
Definitieve dieetlijst delen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken en houdbare voorraad ontvangen
2 personen
15
Hapjes en taart ontvangen
2 personen
16
Dranken sorteren
2 personen
17
Kleding en materialen klaarzetten
18
Locatie controleren
2 personen
19
Meubilair naar binnen brengen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Muziek en microfoon testen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Buffet en ontvangsttafel inrichten
3 personen
27
Hapjes en gebak presenteren
3 personen
28
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
29
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Welkomstdranken serveren
3 personen
32
Hapjes serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet en hapjes aanvullen
3 personen
35
Gebruikt servies ophalen
2 personen
36
Toespraken begeleiden
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
39
Laatste ronde serveren
2 personen
40
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

41
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Versiering verwijderen
3 personen
46
Meubilair terugplaatsen
4 personen
47
Geleend materiaal controleren
2 personen
48
Materiaal retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 70
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Gebaksbordjesaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Serveerschalen voor sausaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Taartmes
IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst eerst definitief en reserveer daarna de zaal, cocktailtafels, buffettafels, stoelen, kapstokken en registratietafel. Zo voorkom je dat de indeling niet past bij het werkelijke aantal aanwezigen.
Verstuur de uitnodigingen ruim vóór de receptie en verwerk aanmeldingen doorlopend. Stuur een herinnering met praktische informatie en sluit de dieetlijst uiterlijk enkele dagen vóór het bestellen van hapjes en taart.
Leg toespraken en muziek vooraf vast. Test actieve speakers, de draadloze microfoon, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de opbouw; een microfoon die pas bij de eerste speech wordt aangesloten zorgt vaak voor vertraging.
Plan de ontvangst als een aparte plek in met naamkaartjes, tafelnummers en een registratietafel. Controleer ook of er genoeg wijnglazen, bierglazen, waterglazen, koffiekopjes en gebaksbordjes klaarstaan voor het verwachte aantal gasten.
Werk op de dag zelf van groot naar klein: eerst meubilair naar binnen en tafels en stoelen opstellen, daarna tafellinnen en versiering, vervolgens buffet en techniek. Koel dranken pas nadat de koelboxen staan en controleer vóór opening ook koffiezetapparaten, warmwaterketels en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumreceptie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, zaal en het meubilair. Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en aanvangstijd vaststaan; plan de definitieve dieetlijst en bestellingen in de laatste week.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumreceptie?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vóór de receptie. Vraag om aanmelding met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 2 weken vooraf, zodat je hapjes, taart, dranken en naamkaartjes op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een jubileumreceptie?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Neem naast alcoholische dranken ook water, koffie en thee mee in de planning en koel de dranken vóór aanvang.
Wanneer test je de microfoon en muziek op een receptie?: Test actieve speakers, microfoon en muziek tijdens de opbouw, minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de gasten. Controleer ook het bereik van de draadloze microfoon en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de eerste spreker aan de beurt is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.