Jubileumreceptie organiseren: checklist en planning

Een jubileumreceptie vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst gasten en zaal, daarna catering, techniek en aankleding. Leg de gastenlijst en dieetwensen vroeg vast, zodat hapjes, taart en zit- of statafels kloppen met het verwachte aantal bezoekers. Test microfoon en muziek vóór de ontvangst en plan tijd voor het koelen van dranken. Met deze checklist houd je ook de kleine zaken bij die vaak te laat worden geregeld, zoals naamkaartjes, kapstokken en afvalbakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst definitief maken
Zaal reserveren
Meubilair reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Hapjes en taart bestellen
Muziek afspeellijst samenstellen
Sprekers en toespraken vastleggen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve dieetlijst delen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en houdbare voorraad ontvangen
2 personen
Hapjes en taart ontvangen
2 personen
Dranken sorteren
2 personen
Kleding en materialen klaarzetten
Locatie controleren
2 personen
Meubilair naar binnen brengen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Buffet en ontvangsttafel inrichten
3 personen
Hapjes en gebak presenteren
3 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en hapjes aanvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Toespraken begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 70
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Gebaksbordjesaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Serveerschalen voor sausaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Taartmes
IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst uiterlijk enkele weken voor de receptie definitief en verstuur daarna de uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen doorlopend, zodat je aantallen voor hapjes, taart, glazen en stoelen tijdig kunt bijstellen.
Stuur ongeveer één week vooraf een herinnering en vraag ontbrekende dieetwensen nog één keer na. Deel de definitieve dieetlijst met iedereen die de hapjes en catering verzorgt.
Plan de levering van dranken, houdbare voorraad, hapjes en taart niet op hetzelfde laatste moment. Controleer bij ontvangst aantallen en zet dranken direct apart om later te kunnen koelen.
Test geluidsapparatuur, microfoon en afspeellijst vóór de gasten binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en houd een microfoonstandaard beschikbaar voor toespraken.
Reserveer opbouwtijd voor meubilair, tafellinnen, versiering en registratie. Zet naamkaartjes, tafelnummers, serveerschalen, tangen en afvalbakken klaar voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileumreceptie organiseren en de zaal reserveren?: Reserveer de zaal zodra de gewenste datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn, bij voorkeur enkele maanden vooraf. Regel meubilair en technische voorzieningen tegelijk, zodat je later niet met losse leveringen of ontbrekende aansluitingen zit.
Hoeveel hapjes en drank moet ik bestellen voor een jubileumreceptie?: Gebruik het definitieve aantal aangemelde gasten als basis en bestel hapjes en taart pas nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en stem de verdere voorraad af op de geplande receptieduur.
Wanneer stuur ik een herinnering voor een jubileumreceptie?: Stuur de herinnering ongeveer één week voor de receptie. Gebruik die boodschap ook om ontbrekende aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen, zodat de definitieve lijst uiterlijk enkele dagen vooraf gedeeld kan worden.
Hoe lang van tevoren moet ik de locatie en techniek controleren?: Controleer de locatie en aansluitpunten minimaal één dag vooraf als dat mogelijk is. Zet op de dag zelf de speakers, microfoon en muziek ruim vóór de ontvangst klaar en test alles nogmaals voordat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.