Checklist voor een goed georganiseerde jubileumpicknick

Een jubileumpicknick vraagt vooral om een strakke planning rond locatie, gasten en eten. Reserveer eerst de plek en regel een binnenalternatief voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en bevestig het definitieve aantal gasten ongeveer een week vooraf. Op de dag zelf draait het om koelen, opbouwen en het buffet zo neerzetten dat gasten zelfstandig kunnen pakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknicklocatie reserveren
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatieve binnenruimte bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Vers fruit inkopen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
Salades voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Vegetarische gerechten bereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleed neerleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Buffetlabels plaatsen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoon en leeg opleveren
4 personen
Afwas uitvoeren
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknicktafelsaantal 4
Picknickkledenaantal 6
Buffetrokkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Karaffenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3

Decoratie

Feestvlaggetjesaantal 4
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Fotowand
Fotopropsaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponsjesaantal 6
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve boodschappen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken daarna per gast op een dinerbord, gebaksbord, drinkglas en volledig bestek; tel voor ongeveer 10 procent extra bij onverwachte gasten of verlies.
Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en bevestig uiterlijk 2 dagen van tevoren of de partytenten en alternatieve binnenruimte beschikbaar zijn. Zo hoef je bij regen niet nog tafels, stoelen en bescherming te regelen.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf in koelboxen met koelelementen. Zet water en frisdrank in karaffen klaar en houd koffie en thee apart in thermoskannen, zodat het buffet niet onnodig vaak wordt geopend.
Bereid salades, hapjes en vegetarische gerechten in vershoudbakken uiterlijk de avond ervoor. Haal de taart op de dag zelf op en plan daarvoor een vast moment, zodat dit niet samenvalt met het opbouwen van de fotowand of het buffet.
Begin minstens 2 uur voor aankomst met de locatie-inspectie en inrichting. Zet eerst tafels, stoelen en partytenten neer, plaats daarna het picknickkleed en richt het buffet in; hang versiering pas op als de looproute vrij is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumpicknick voor te bereiden?: Plan de hoofdvoorbereiding in de 7 dagen voor het feest en reserveer op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw. Trek extra tijd uit als je partytenten, een fotowand en een geluidsinstallatie plaatst.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een jubileumpicknick bepalen?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 7 dagen vooraf. Dan kun je boodschappen, taart, servies en zitplaatsen aanpassen en dieetwensen nog meenemen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water; bij warm weer heb je extra koelruimte en meer drinkwater nodig.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een jubileumpicknick controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 uur voor de start. Bevestig dan ook de alternatieve binnenruimte en de beschikbaarheid van partytenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.