Jubileumparade organiseren: complete checklist

Een jubileumparade vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een feestelijk programma. Je regelt tegelijk verkeer, veiligheid, deelnemers, optredens, catering en de inrichting van start- en eindpunt. Begin met de route, vergunning en veiligheidsafspraken; pas daarna leg je vrijwilligers, drukwerk en materialen vast. Denk ook aan zaken die vaak te laat komen, zoals buurtinformatie, dieetwensen, herkenningstekens en een duidelijke deelnemersbrief. Met deze checklist houd je de voorbereiding van de eerste afspraak tot de afbouw overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en programma vastleggen
3 personen
Vergunning voor parade aanvragen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
EHBO-postlocaties bepalen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkeersregelaars werven
2 personen
EHBO-vrijwilligers werven
2 personen
Muziek en optredens bevestigen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Catering bestellen
2 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Omleidingsborden ontwerpen
2 personen
Programmaflyers ontwerpen
2 personen
Paradeborden laten drukken
Programmaboekjes laten drukken
Deelnemersbrief versturen
Route met verkeersdienst doornemen
3 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Decoraties voor wagens maken
6 personen
Herkenningstekens voorbereiden
3 personen
EHBO-koffers controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Materialen ophalen
3 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Deelnemers herinneren aan starttijd

Event

Startpunt afzetten
6 personen
Finishgebied afzetten
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
5 personen
Podiumvrije muziekhoek opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Infopunt inrichten
3 personen
EHBO-posten inrichten
4 personen
Cateringbuffet klaarzetten
5 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Herkenningstekens uitdelen
3 personen
Wagens controleren
4 personen
Deelnemers opstellen
6 personen
Publiek naar kijkzones begeleiden
8 personen
Laatste routecontrole uitvoeren
4 personen
Opening van de parade verzorgen
3 personen
Parade begeleiden
12 personen
Verkeer op kruisingen regelen
10 personen
Muziek tijdens de route verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
5 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Publiek informeren bij het infopunt
2 personen
EHBO-posten bemannen
4 personen
Programmaonderdelen aankondigen
2 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
3 personen
Avondverlichting controleren
2 personen
Afscheid en afsluiting verzorgen
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
8 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Route schoonmaken
6 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Overgebleven eten veilig opbergen
2 personen
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
EHBO-materialen aanvullen
Foto- en videomateriaal verzamelen
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Schenkkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Jubileumbannersaantal 6
Ballonnenaantal 250
Ballonpompaantal 2
Ballonlintaantal 4
Confettivrije serpentinesaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Wagendecoratieaantal 8
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 12

Veiligheid

Hesjes verkeersregelaaraantal 16
Hesjes organisatieaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 20

Informatie

Infotafelbordenaantal 4
Routekaartenaantal 250
Programmaflyersaantal 300
Deelnemersbadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Watervaste stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8
Portofoonsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfecterende handgelaantal 8
Toiletpapierhoudersaantal 4

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersetsaantal 3
Tiewrapsaantal 500
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 3
Verhuisdekensaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, programma en tijdschema eerst vast. Neem de route daarna samen met de verkeersdienst door en werk omleidingsborden en informatie voor buurtbewoners uit voordat uitnodigingen en flyers de deur uitgaan.
Vraag de vergunning voor de parade ruim vóór de geplande datum aan en werk het verkeers- en veiligheidsplan direct uit. Noteer daarbij ook de locaties van EHBO-posten en wie daar tijdens elk programmaonderdeel staat.
Maak één deelnemerslijst met aanmeldingen, contactgegevens en dieetwensen. Stuur de deelnemersbrief niet pas vlak voor de parade: vermeld daarin route, verzamelpunt, tijden, herkenningstekens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan verkeersregelaars en EHBO-vrijwilligers per tijdsblok, inclusief bezetting tijdens opbouw en afbouw. Controleer vooraf of EHBO-koffers compleet zijn en wijs per post een verantwoordelijke aan.
Reserveer materialen op basis van het programma en de verwachte opkomst. Controleer vooral de combinatie van partytenten, tafels en stoelen, koffiezetapparaten en thermoskannen, koelboxen, warmhoudbakken, speakers, microfoons en verlengkabels voordat de levering plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een jubileumparade aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en programma op hoofdlijnen vaststaan, bij voorkeur minimaal 12 weken vóór de parade. Houd daarna tijd over om vragen over verkeersplan, veiligheid en omleidingen te verwerken.
Hoe ver van tevoren moet ik deelnemers uitnodigen voor een jubileumparade?: Stuur de uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd verzamelt. Verstuur de definitieve deelnemersbrief uiterlijk 2 weken vóór de parade.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileumparade?: Maak aparte bezetting voor verkeersregelaars, EHBO, ontvangst, catering, begeleiding en opbouw. Plan per taak minimaal één reservepersoon en leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat uitval niet direct een gat veroorzaakt.
Wanneer bestel ik catering en drukwerk voor een jubileumparade?: Bestel catering zodra de aanmeldingen voldoende stabiel zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Laat programmaflyers, paradeborden en programmaboekjes zo plannen dat je ze minimaal 1 week vóór de parade kunt controleren en verdelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.