Zo organiseer je een jubileumonthulling

Een jubileumonthulling draait om één goed getimed moment: het onthullingsobject moet zichtbaar zijn, de techniek moet werken en gasten moeten weten waar ze moeten zijn. Begin daarom met de locatie, het object en de gewenste onthullingstijd. Werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar catering, sprekers en techniek toe. Plan in de laatste week vooral controles; juist het doek, de microfoons, stroompunten en koude dranken worden vaak te laat nagekeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Onthullingsobject bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering bestellen
8
Techniek reserveren
9
Programma uitwerken
2 personen
10
Sprekers bevestigen
11
Draaiboek afdrukken
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Onthullingsdoek controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Hapjes ophalen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Onthullingsplek inrichten
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
23
Verlichting plaatsen
2 personen
24
Welkomsttafel klaarmaken
2 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Programma doornemen
3 personen
27
Microfoon testen
2 personen

Event

28
Registratietafel bemannen
2 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Welkomstdrank serveren
2 personen
31
Programma aankondigen
32
Sprekers begeleiden
33
Onthulling begeleiden
3 personen
34
Groepsfoto maken
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet aanvullen
2 personen
38
Koffie en thee schenken
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
2 personen
41
Buffet opruimen
3 personen
42
Meubilair terugzetten
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Apparatuur inpakken
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven eten verdelen
2 personen
49
Onthullingsmateriaal opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledinghakenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Statief voor microfoonaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Jubileumbanner
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Onthullingsdoek
Lintenaantal 2
Fotolijststandaardsaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de onthullingstijd eerst vast en bouw het programma daar omheen. Plan de onthulling niet direct na binnenkomst, maar reserveer minstens 20 minuten voor ontvangst en plaatsing van gasten.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het jubileum en geef het definitieve aantal daarna door aan de catering. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of passende serveerschalen ontbreken.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons en luidsprekers minimaal 2 uur voor aanvang op de echte plek. Controleer tegelijk verlengkabels, stekkerdozen en de afstand tot het onthullingsobject.
Maak het onthullingsdoek en het bevestigingspunt 1 dag vooraf klaar en controleer of het doek soepel loskomt. Een laatste test op locatie voorkomt dat iemand tijdens het programma moet improviseren.
Zet dranken minstens 2 uur voor de ontvangst koud en richt de welkomsttafel eerder in dan het buffet. Houd voor de opbouw een aparte set klaar met naamkaartjes, draaiboek en reservepennen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumonthulling organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het onthullingsobject en de uitnodigingen. Leg catering, techniek en sprekers uiterlijk 3 weken voor de datum vast.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumonthulling?: Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf. Vraag gasten om uiterlijk 2 weken voor de onthulling te reageren, zodat je aantallen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumonthulling?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, onthullingsplek, versiering, verlichting en techniek. Open de locatie liefst 3 uur voor aanvang als er ook een buffet en geluidscheck zijn.
Wanneer controleer je het onthullingsdoek en de techniek?: Controleer het onthullingsdoek de dag ervoor en test het nogmaals tijdens de opbouw. Test microfoons, luidsprekers en het mengpaneel minimaal 2 uur voor de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.