Jubileummarathon organiseren: checklist en planning

Een jubileummarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en starttijd. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, tijdregistratie, medische ondersteuning, waterposten en de communicatie met deelnemers. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. Plan de laatste week voor controle en sorteerwerk: startnummers, chips, shirts en medailles moeten op de juiste plek liggen voordat de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
3 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verkeersplan opstellen
3 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Toiletten reserveren
Tijdregistratie reserveren
Medische ondersteuning reserveren
Startnummerontwerp maken
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Route online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
Waterposten indelen
2 personen
Route veilig inspecteren
3 personen
Startnummers bestellen
Herinneringsmedailles bestellen
T-shirts bestellen
Draaiboek afmaken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Startnummers sorteren
3 personen
Catering inkopen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Routeborden klaarzetten
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen

Event

Startzone afzetten
5 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Waterposten opbouwen
8 personen
Route uitzetten
8 personen
Verkeersregelaars positioneren
12 personen
Medische post inrichten
3 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Deelnemers aanmelden
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Kleding en tassen aannemen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
4 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Marathon starten
3 personen
Water uitdelen
12 personen
Sportdrank uitdelen
8 personen
Fruit en snacks uitdelen
8 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Routeposten bemannen
10 personen
Verkeer begeleiden
12 personen
Deelnemers bij finish opvangen
6 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Finishresultaten registreren
2 personen
Herstelruimte bemannen
4 personen
Finishcatering serveren
8 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Eindtijd registreren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
6 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
Afval inzamelen
8 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Meubilair afbreken
6 personen
Apparatuur inpakken
4 personen
Overgebleven catering koelen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersfoto's delen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerhoudersaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Herinneringsmedaillesaantal 250
Deelnemerenshirtsaantal 250
Drinkbekersaantal 2500
Waterjerrycansaantal 24
Koelboxenaantal 12
Routepijlenaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Lintenaantal 20
Vlaggenaantal 30
Pionnenaantal 40
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Isolatiedekensaantal 40
Yogamattenaantal 20
Herstelbankenaantal 8

Apparatuur

Finishboog
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 8
Walkietalkiesaantal 16
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10
Printer
Printpapieraantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslangenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Koelelementenaantal 30
Handdoekenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Startfinishbannersaantal 4
Naambadgesaantal 40

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 6
Afvalgrijpersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast en vraag vergunningen daarna direct aan. Een wijziging in de route kan ook gevolgen hebben voor het verkeersplan, de waterposten en de routepijlen.
Reserveer toiletten, tijdregistratie en medische ondersteuning niet pas nadat de inschrijvingen binnen zijn. Deze onderdelen bepalen hoeveel ruimte, stroom, medewerkers en aanrijroutes je op start en finish nodig hebt.
Maak per waterpost een concrete indeling met een verantwoordelijke, waterjerrycans, drinkbekers en koelboxen. Tel daarnaast vooraf hoeveel routepijlen, afzethekken, verkeerskegels en veiligheidshesjes nodig zijn voor de volledige route.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemersoverzicht en verstuur de deelnemersinformatie ruim vóór de wedstrijddag. Vermeld daarin de route, startprocedure, bereikbaarheid, waterposten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan een laatste controle in de week voor de marathon: inspecteer de route, controleer de weersverwachting, maak het draaiboek af en sorteer startnummers met startnummerhouders en tijdregistratiechips. Leg ook vast wie laptops, tablets en mobiele telefoons beheert.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileummarathon organiseren en voorbereiden?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en reserveringen. Gebruik de laatste 4 weken voor vrijwilligers, deelnemersinformatie, bestellingen en de operationele indeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileummarathon?: Tel per waterpost, verkeerspunt, registratiepunt en medische post minimaal één verantwoordelijke. Maak daarna een reserve van ongeveer 10% van je totale bezetting voor uitval op de dag zelf.
Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers, herinneringsmedailles en deelnemerenshirts zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk vaststaat, bij voorkeur minimaal 6 weken voor de marathon. Houd extra exemplaren achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Wat moet ik de week voor een jubileummarathon controleren?: Inspecteer de route, controleer de weersverwachting en loop het draaiboek volledig door. Sorteer startnummers en chips, bevestig vrijwilligers en controleer of toiletten, medische ondersteuning, tijdregistratie en materialen daadwerkelijk geleverd worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.