Checklist pour organiser une marathon anniversaire

Une marathon anniversaire demande une préparation plus structurée qu’une simple course entre amis. Il faut verrouiller le parcours, les autorisations et les secours avant d’ouvrir les inscriptions, puis coordonner bénévoles, ravitaillements et chronométrage. Cette checklist regroupe les 74 tâches du projet et les 65 équipements à prévoir, des tentes et barrières aux dossards, puces et médailles. Utilise-la pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les toilettes
Réserver le chronométrage
Réserver un soutien médical
Créer le design des dossards
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir les points d’eau
2 personnes
Inspecter le parcours en toute sécurité
3 personnes
Commander les dossards
Commander les médailles souvenirs
Commander des T-shirts
Finaliser le déroulé
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Trier les dossards
3 personnes
Acheter le catering
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
5 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Mettre en place les points d’eau
8 personnes
Tracer l’itinéraire
8 personnes
Positionner les régulateurs de circulation
12 personnes
Installer le poste médical
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Inscrire les participants
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accepter les vêtements et les sacs
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Lancer le marathon
3 personnes
Distribuer de l'eau
12 personnes
Distribuer des boissons isotoniques
8 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
Gérer la circulation
12 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
6 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Enregistrer les résultats finaux
2 personnes
Assurer la permanence de la salle de soins
4 personnes
Servir le catering d’arrivée
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Enregistrer l’heure de fin
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
Collecter les déchets
8 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Démonter le mobilier
6 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Refroidir le catering restant
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
Partager les photos des participants
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Porte-dossardsqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Médailles souvenirqté 250
T-shirts des participantsqté 250
Gobeletsqté 2500
Bidons d'eauqté 24
Glacièresqté 12
Flèches de directionqté 80
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Rubansqté 20
Drapeauxqté 30
Cônesqté 40
Presse-papiersqté 12
Siffletsqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Couvertures isolantesqté 40
Tapis de yogaqté 20
Bancs de reposqté 8

Équipement

Arche d'arrivée
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 16
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10
Imprimante
Papier d’impressionqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Pains de glaceqté 30
Serviettesqté 20

Décoration

Ballonsqté 300
Guirlandesqté 20
Nappesqté 12
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Spray désinfectantqté 6
Pinces à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, l’itinéraire et les autorisations : sans ces éléments, tu risques de devoir modifier le parcours après l’ouverture des inscriptions. Réserve aussi rapidement les lieux de départ et d’arrivée.
Ouvre les inscriptions seulement quand le parcours est publiable et que le chronométrage, le soutien médical et les toilettes sont réservés. Prévois une date limite claire pour recueillir les besoins alimentaires.
Pour le ravitaillement, répartis les points d’eau avant de recruter les bénévoles. Associe à chaque poste une personne responsable, des gobelets ou bidons, des glacières et un moyen de communication.
Commande les dossards, médailles et T-shirts après avoir fixé une date de clôture des inscriptions. Trie ensuite les dossards avant le jour J, plutôt que de chercher les numéros au retrait.
Fais une inspection complète du parcours et vérifie la météo dans les derniers jours. Prépare alors les barrières, cônes, flèches, rubans, gilets de sécurité et couvertures isolantes aux endroits définis.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une marathon anniversaire ?: Commence au moins 12 semaines avant la course pour fixer la date, le parcours, les autorisations et les réservations. Garde les 2 dernières semaines pour les confirmations, le tri des dossards et les ajustements météo.
Combien de bénévoles faut-il pour une marathon anniversaire ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais attribue au minimum une personne par point d’eau et par poste de signalisation. Finalise la répartition au moins 2 semaines avant l’événement et donne à chacun son horaire et son emplacement.
Quand commander les dossards et les médailles ?: Commande-les après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 4 semaines avant la course. Prévois ensuite une séance de tri des dossards au plus tard la veille.
Que faut-il prévoir pour le jour d’une marathon anniversaire ?: Prépare le matériel de course, les postes de ravitaillement, le chronométrage, les toilettes, l’arche d’arrivée et le soutien médical. Vérifie tout le matériel la veille et installe les équipements de parcours assez tôt pour terminer avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.