Jubileumlichtshow organiseren: een praktische checklist
Een jubileumlichtshow vraagt om meer dan lichtapparatuur en een mooi programma. Je moet de ruimte, stroom, techniek, catering en gastenregistratie in een vaste volgorde regelen. Begin met reserveringen en vergunningseisen, test daarna alle lichtshowbestanden en apparatuur en werk pas op het laatst de aankleding en catering af. Met deze checklist houd je overzicht over 52 taken en 45 benodigde spullen, van DMX-kabels en lichtstatieven tot glazen, naamkaartjes en gekoelde dranken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vergunningseisen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Lichtapparatuur reserveren
Catering reserveren
Programma voor lichtshow maken
2 personen
Muziek voor show selecteren
2 personen
Gastenlijst bijwerken
Technische lichttest uitvoeren
3 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Lichtshowbestanden testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Servies en materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Materialen labelen
2 personen
Lichtplan ophangen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Lichtstatieven opbouwen
3 personen
Lichtarmaturen monteren
3 personen
Kabels aansluiten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Lichtshow volledig testen
3 personen
Buffet en bar klaarzetten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Lichtshow aankondigen
Lichtshow bedienen
2 personen
Gasten veilig begeleiden
2 personen
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
Nazorg
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Lichtmateriaal demonteren
3 personen
Kabels en apparatuur controleren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 110
- Biertafelsaantal 10
- Statafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 140
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 18
- Koffiekannenaantal 4
Apparatuur
- Lichtcontroller
- DMX-splitteraantal 2
- Laptop
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Microfoon
Verlichting
- LED-lichtarmaturenaantal 12
- LED-balkenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 6
- DMX-kabelsaantal 16
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 4
- Gaffertapeaantal 8
Decoratie
- LED-lichtslingersaantal 12
- Jubileumbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Ballongewichtenaantal 8
- Tafelkledenaantal 18
- Naamkaartjesaantal 120
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakemmeraantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 18
Veiligheid
- EHBO-doos
- Antislipmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische lichttest minimaal 1 week voor de show. Controleer dan de lichtcontroller, DMX-splitter, laptop, kabels en alle LED-lichtarmaturen samen, niet alleen afzonderlijk.
- Controleer stroompunten vóór je de lichtopstelling vastlegt. Houd per stroompunt rekening met verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels en dek kabels af met kabelgoten en gaffertape.
- Bevestig de cateringhoeveelheden uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg dieetwensen naast de definitieve gastenlijst en controleer ook of er genoeg glazen, borden, besteksets en serveerschalen zijn.
- Maak het lichtplan zichtbaar voor iedereen die opbouwt. Hang het op voordat tafels, stoelen en lichtstatieven worden geplaatst, zodat looproutes en nooduitgangen vrij blijven.
- Laad apparatuur en test bestanden opnieuw op de dag vóór het jubileum. Bewaar de showbestanden op minstens 2 plekken, bijvoorbeeld op de laptop en een tweede opslagmedium, zodat een defect bestand niet de hele show stillegt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumlichtshow organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de ruimte, uitnodigingen, vergunningseisen, lichtapparatuur en catering. Plan de technische lichttest uiterlijk 1 week voor de show en bevestig de aantallen 3 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumlichtshow op te bouwen?
- Reserveer minimaal 4 uur voor lichtstatieven, LED-lichtarmaturen, DMX-kabels, stroomvoorziening en een eerste test. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor de lichtshowbestanden, muziek, microfoon en laatste veiligheidscontrole.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een jubileumlichtshow verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het evenement. Geef de definitieve aantallen en bijzonderheden vervolgens 3 dagen vooraf door aan de catering.
- Hoe controleer ik de veiligheid van de lichtshow?
- Controleer vóór de opbouw alle nooduitgangen en houd de looproutes vrij van kabels, statieven en tafels. Voer op de dag zelf minstens 1 volledige technische test uit en laat iemand tijdens de show toezicht houden op kabels en apparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!