Jubiläums-Lichtershow organisieren: die praktische Checkliste
Eine Jubiläums-Lichtershow braucht mehr als passende Beleuchtung: Raum, Einladungen, Catering und ein getestetes Showprogramm müssen zusammenpassen. Plane die technischen Prüfungen früh genug, damit Stromanschlüsse, DMX-Verbindungen und Showdateien nicht erst am Veranstaltungstag auffallen. Auch Namensschilder, gekühlte Getränke und freie Notausgänge werden bei der Vorbereitung leicht übersehen. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Aufbau vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Raum reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lichttechnik reservieren
Catering reservieren
Programm für die Lichtshow erstellen
2 Personen
Musik für die Show auswählen
2 Personen
Gästeliste aktualisieren
Technischen Lichttest durchführen
3 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Dateien für die Lichtshow testen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Materialien prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Lichtplan aufhängen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Lichtstative aufbauen
3 Personen
Lichtarmaturen montieren
3 Personen
Kabel anschließen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Lichtshow vollständig testen
3 Personen
Buffet und Bar vorbereiten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Lichtshow ankündigen
Lichtshow steuern
2 Personen
Gäste sicher begleiten
2 Personen
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen
Nachbereitung
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Lichtmaterial abbauen
3 Personen
Kabel und Geräte prüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- BiertischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 140
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 18
- KaffeekannenAnz. 4
Ausstattung
- Lichtcontroller
- DMX-SplitterAnz. 2
- Laptop
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Beleuchtung
- LED-LeuchtenAnz. 12
- LED-BalkenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 6
- DMX-KabelAnz. 16
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
- KabeltrommelnAnz. 4
- Gaffa-TapeAnz. 8
Dekoration
- LED-LichterkettenAnz. 12
- JubiläumsbannerAnz. 2
- BallonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 8
- TischdeckenAnz. 18
- NamensschilderAnz. 120
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- Wischset
- Reinigungs-EimerAnz. 2
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 18
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den technischen Lichttest nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Lichtcontroller, DMX-Splitter, Laptop, Kabel und Showdateien mindestens 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam.
- Bestätige die Cateringmengen nach Eingang der Anmeldungen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Feier, damit Sonderportionen eingeplant werden können.
- Prüfe vor dem Aufbau, ob für Lichtstative, LED-Leuchten und Lautsprecher genügend Stromanschlüsse vorhanden sind. Lege Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle getrennt von der Dekoration bereit.
- Kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle Gläser, Weingläser, Teller und Besteck vor dem Eintreffen der Gäste bereit. So blockiert die Ausgabe nicht den Aufbau der Lichtshow.
- Hänge den Lichtplan auf und kontrolliere die Notausgänge nach dem Aufstellen von Tischen, Stühlen und Lichtstativen erneut. Kabel am Boden müssen mit Kabelkanälen oder Gaffa-Tape gesichert werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläums-Lichtershow planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Genehmigungsanforderungen, Lichttechnik und Catering. Die Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte der technische Lichttest stattfinden?
- Führe den vollständigen Lichttest 2 bis 3 Tage vor der Show durch, wenn alle Geräte und Dateien verfügbar sind. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionskontrolle nach dem Aufbau.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Jubiläums-Lichtershow?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzliche alkoholfreie Getränke solltest du für Fahrer, Kinder und längere Programmpausen einrechnen.
- Wann muss ich die Cateringmenge bestätigen?
- Bestätige die endgültige Menge 5 bis 7 Tage vor der Feier, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst wurden. Halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen und größere Portionen ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!