Zo organiseer je een jubileumkaraokeavond

Begin met de ruimte, de datum en de karaokeapparatuur voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren, zodat je het buffet en de karaokelijst kunt afstemmen. Plan op de dag zelf eerst de opbouw en techniek; pas daarna zet je eten, drinken en decoratie klaar. Reserveer extra tijd voor microfoons, speakers en de afspeellijst: daar loopt een karaokeavond het vaakst vertraging op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Karaokeapparatuur reserveren
3
Gastenlijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Muziekvoorkeuren verzamelen
8
Draaiboek afdrukken
9
Karaokelijst samenstellen
2 personen
10
Optredenvolgorde maken
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Taart ophalen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Buffetgerechten klaarzetten
2 personen
17
Ruimte schoonmaken
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Buffettafel inrichten
2 personen
21
Karaokeapparatuur aansluiten
2 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Afspeellijst testen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Licht en sfeer instellen
26
Naamstickers klaarleggen
27
Garderobe inrichten
28
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

29
Gasten ontvangen
2 personen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Jubileumtoespraak verzorgen
32
Karaoke uitleggen
33
Zangers aankondigen
34
Aanvragen bijhouden
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Buffet serveren
3 personen
38
Taart aansnijden
2 personen
39
Microfoons desinfecteren
40
Afvalbakken legen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Etensresten opbergen
2 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Afval afvoeren
2 personen
49
Apparatuur inpakken
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Achtergebleven spullen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Garderoberek
Buffettafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Karaokescherm
Karaokespeler
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Reservebatterijenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 6
Confettieaantal 4
Fotowand
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledspotsaantal 2

Keuken

Warmhoudschalenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag muziekvoorkeuren uiterlijk één week vooraf op en maak daarna de karaokelijst en optreedvolgorde. Zo voorkom je dat meerdere gasten hetzelfde nummer kiezen of dat populaire nummers pas aan het einde komen.
Plan minstens 90 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen, buffettafel, versiering en verlichting. Houd de technische test apart van het decoreren, zodat je kabels en stekkerdozen nog gemakkelijk kunt verleggen.
Test karaokespeler, scherm, speakers, draadloze microfoons en afspeellijst minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de gasten. Leg reservebatterijen klaar en controleer beide microfoons afzonderlijk.
Zet dranken ten minste 2 uur vooraf koud en haal de taart op een afgesproken tijdstip op. Die twee laatste boodschappen worden vaak te laat geregeld, waardoor de ontvangst en het eerste optreden tegelijk moeten worden onderbroken.
Druk het draaiboek af en wijs één persoon aan voor de optreedvolgorde en één voor het buffet. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet, zodat je niet op het laatste moment gerechten of servies hoeft aan te passen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumkaraokeavond organiseren?: Reserveer de ruimte en karaokeapparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een karaokeavond op te bouwen?: Reken op minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, buffettafel, decoratie en verlichting. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor het aansluiten en testen van scherm, speakers, microfoons en afspeellijst.
Wanneer maak je de karaokelijst en optreedvolgorde?: Maak de karaokelijst nadat de muziekvoorkeuren zijn verzameld, meestal 5 tot 7 dagen vóór het jubileum. Stel de optreedvolgorde uiterlijk de dag ervoor vast en druk het draaiboek af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumkaraokeavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Zet de dranken minimaal 2 uur vooraf koud en houd extra water beschikbaar naast de alcoholische opties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.