Checklist voor een jubileumhockeytoernooi organiseren

Een jubileumhockeytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams uitnodigen en een veld reserveren. Leg eerst datum, locatie en toernooiformaat vast; daarna volgen inschrijvingen, sponsoren, scheidsrechters en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om het wedstrijdschema, de teamindeling, materialen, catering en duidelijke informatie voor deelnemers. Gebruik deze checklist om op tijd te zien wat nog ontbreekt, van hockeyballen en scoreborden tot parkeerinformatie en dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Prijzen en bekers bestellen
Wedstrijdbegeleiding inplannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toernooiregels uitwerken
2 personen
Programma publiceren
Teamindeling controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toernooimaterialen sorteren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Weersverwachting controleren
Veld en kleedkamers controleren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Doelen en ballenvangers plaatsen
4 personen
Scoreborden installeren
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Prijzen en programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

Teamregistratie uitvoeren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Teams naar velden begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Tijdschema omroepen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Jubileumfoto maken
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeringshoedjesaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 40
Ballennettenaantal 4
Koeltassen voor blessuresaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Cold packsaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Drankkrattenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Chafing dishesaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Boodschappen

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudplatenaantal 2
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Papierdispensersaantal 6

Tips

Leg datum, locatie en toernooiformaat minimaal 12 weken vooraf vast. Dan houd je ruimte over om teams, scheidsrechters en sponsoren te benaderen voordat agenda’s vol raken.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 8 weken voor het toernooi en sluit het ongeveer 2 weken vooraf. Verzamel daarbij direct teamgegevens, contactpersonen en dieetwensen; die informatie wordt later vaak vergeten.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Publiceer het programma uiterlijk 5 dagen vooraf, samen met parkeerinformatie, toernooiregels en het verwachte tijdstip van de eerste wedstrijd.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in, niet alleen per onderdeel. Zorg op de dag zelf onder meer voor wedstrijdbegeleiding, scoreborden, fluitjes, teamhesjes en iemand die reservehockeysticks en ballen beheert.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en zet een alternatief klaar voor materiaal en catering. Koel dranken tijdig, sorteer de toernooimaterialen per veld en leg wedstrijdformulieren, prijzen en bekers op één vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumhockeytoernooi organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie en format. Teams, scheidsrechters en sponsoren leg je daarna zo snel mogelijk vast; de laatste 2 weken gebruik je voor schema, boodschappen en praktische controles.
Wanneer moet ik teams uitnodigen voor een jubileumhockeytoernooi?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor het toernooi en geef teams minimaal 4 weken om zich aan te melden. Sluit de inschrijving circa 2 weken vooraf, zodat je de teamindeling en het wedstrijdschema nog kunt controleren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jubileumhockeytoernooi?: Reken minimaal op één coördinator, één vrijwilliger voor de wedstrijdbegeleiding per actief veld en extra hulp voor ontvangst, catering en materiaal. Bij meerdere velden plan je per tijdsblok voldoende mensen in, zodat scoreborden en wissels niet onbeheerd blijven.
Wanneer controleer ik het materiaal voor een hockeytoernooi?: Controleer alle sportmaterialen uiterlijk 2 dagen vooraf en sorteer ze de avond ervoor per veld. Tel onder meer hockeyballen, reservehockeysticks, pionnen, markeringshoedjes, fluitjes, scoreborden en teamhesjes; zo kun je ontbrekende spullen nog regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.