Zo organiseer je een jubileumgolfdag

Een jubileumgolfdag vraagt om meer dan een gereserveerde golfbaan. Je organiseert een sportief programma, een ontvangst en een diner die logisch op elkaar aansluiten. Begin met de baan, de wedstrijdvorm en de dinerlocatie; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en groepsindeling. Verzamel dieetwensen en golfvaardigheid vroeg, zodat je startlijst en catering kloppen. In de laatste week controleer je het weer, de materialen en de informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Golfbaan reserveren
2
Dinerlocatie reserveren
3
Wedstrijdvorm bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Golfvaardigheid inventariseren
8
Startlijst samenstellen
2 personen
9
Groepsindeling maken
2 personen
10
Catering definitief doorgeven
11
Prijzen en bedankjes bestellen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers informeren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Prijzen controleren
16
Golfmateriaal verzamelen
2 personen
17
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
20
Wedstrijdinformatie klaarleggen
21
Dinerzaal inrichten
4 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Koffiepunt klaarmaken
2 personen

Event

24
Ontvangst verzorgen
3 personen
25
Welkomstdrank serveren
2 personen
26
Golfregels toelichten
27
Groepen naar start brengen
2 personen
28
Dranken bij de baan verzorgen
2 personen
29
Scorekaarten innemen
2 personen
30
Scores controleren
2 personen
31
Aperitief serveren
2 personen
32
Diner serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
35
Taart aansnijden
2 personen
36
Afscheid en bedankjes uitdelen
2 personen

Nazorg

37
Servies afruimen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Dinerzaal schoonmaken
3 personen
40
Golfmateriaal schoonmaken
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Serveerbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Opladersaantal 2

Sportmateriaal

Golfballenaantal 60
Golfteesaantal 150
Scorekaartenaantal 40
Potlodenaantal 50
Scorebord
Golfparaplu'saantal 6
Prijzenaantal 6
Bedankjesaantal 40

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Ballonnenaantal 40
Ballonnenlintaantal 2
Welkomstbord
Menukaartenaantal 40
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Sponsjesaantal 6
Microvezeldoekenaantal 10
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan en dinerlocatie zodra je een datum hebt. Plan daarna pas de uitnodigingen, omdat de beschikbare starttijd en capaciteit bepalen hoeveel mensen je kunt aanmelden.
Vraag bij de aanmelding zowel golfvaardigheid als dieetwensen uit. Sluit de inschrijving ongeveer drie weken voor de golfdag, zodat je de groepsindeling, startlijst en catering definitief kunt maken.
Kies de wedstrijdvorm vóór je de wedstrijdinformatie en scorekaarten voorbereidt. Leg per groep klaar wat nodig is en houd extra golfballen, tees en potloden achter de hand.
Geef de catering uiterlijk één week vooraf het definitieve aantal en de dieetwensen door. Controleer daarna of dinerborden, bestek, glazen, koffievoorziening en serveermateriaal aanwezig zijn.
Maak de ochtendindeling met duidelijke overdrachtsmomenten: ontvangsttafel en koffiepunt eerst, daarna wedstrijdinformatie en startlijst. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en leg golfparaplu's, koelboxen en verlengkabels klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumgolfdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met de golfbaan en dinerlocatie. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de dag, zodat je tijd hebt voor de startlijst en groepsindeling.
Wanneer maak je de startlijst voor een jubileumgolfdag?: Maak de startlijst ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn en de golfvaardigheid bekend is. Controleer hem nog één keer 2 dagen voor de start, omdat afmeldingen de groepsindeling kunnen wijzigen.
Wanneer geef je het aantal gasten en dieetwensen door aan de catering?: Geef het definitieve aantal en alle dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door. Bewaar op de dag zelf een aparte lijst bij de ontvangsttafel, zodat wijzigingen niet alleen bij de cateraar bekend zijn.
Wat moet je de dag voor een jubileumgolfdag controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, de deelnemersinformatie, de prijzen en bedankjes en al het golfmateriaal. Leg scorekaarten, potloden, golfballen, tees en eventuele golfparaplu's per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.