Jubileumfestival organiseren: een praktische checklist

Een jubileumfestival vraagt om meer voorbereiding dan één feestavond: je regelt programma, locatie, gasten, catering en materiaal in vaste stappen. Begin met datum, programma en locatie en leg daarna vergunningen, entertainment en uitnodigingen vast. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd, zodat je catering en zitplaatsen kunt aanpassen. In de laatste week draait alles om aantallen, koeling, printwerk en transport. Op de dag zelf controleer je eerst het terrein en bouw je de partytenten en inrichting op voordat gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muziek en entertainment boeken
Vergunningen controleren
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Partytenten en meubilair reserveren
Koelkasten en koelboxen regelen
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Fotomoment voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Taarten en desserts klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Herdenkingswand inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
Fotopunt installeren
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Team kort instrueren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Programma uitdelen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Achtergrondmuziek afspelen
Hapjes uitserveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Gasten naar programmaonderdelen wijzen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetgerechten apart serveren
2 personen
Jubileumtoespraak begeleiden
2 personen
Taart aansnijden
3 personen
Taart serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Verlichting bijstellen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Etensresten veilig verpakken
2 personen
Drankvoorraad opruimen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie bezemschoon opleveren
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugbrengen
3 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Koelboxen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Schoonmaakmaterialen afvoeren
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotolijstenaantal 10
Herinneringsbord
Fotoachtergronddoek
Versieringslintaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Boek muziek en entertainment zodra het programma staat en controleer direct welke vergunningen nodig zijn; wacht daar niet mee tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
Verstuur de uitnodiging vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en herinneringen te kunnen verwerken. Maak uiterlijk in de laatste week een definitieve gastenlijst, zodat je cateringhoeveelheden en naambadges kloppen.
Plan catering niet alleen op personen, maar ook op serveermomenten. Controleer boodschappen, borden, glazen, bestek, serveerschalen en opscheplepels samen; juist deze praktische spullen worden vaak pas bij het klaarzetten gemist.
Regel partytenten, statafels, buffet- en klaptafels, stoelen en koeling vooraf. Plan daarnaast één transportmoment voor materiaal naar de locatie en houd dranken gekoeld voordat het programma begint.
Print programma, bewegwijzering en naambadges vóór de opbouwdag. Zet ook het fotomoment, de fotoachtergrond en de muziek klaar; op de dag zelf wil je alleen nog terrein, tenten, tafels en catering controleren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jubileumfestival organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel daarna entertainment, vergunningen en uitnodigingen, zodat je nog 2 tot 3 weken hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Tel extra water, koffie en thee mee en zorg dat koelkasten of koelboxen minstens één dag vooraf geregeld zijn.
Wanneer maak ik de definitieve gastenlijst voor een jubileumfestival?: Maak de definitieve lijst ongeveer 7 dagen vooraf. Dan kun je cateringhoeveelheden, naambadges, tafelschikking en eventuele dieetwensen nog aanpassen.
Hoe lang duurt de opbouw van een jubileumfestival?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor partytenten, tafels, stoelen, bewegwijzering, decoratie, geluid en catering. Voeg 30 minuten toe voor een laatste terreincontrole voordat de eerste gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.