Zo organiseer je een jubileumfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, de gastenlijst en de locatie; die drie bepalen bijna alle volgende keuzes. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je menu en boodschappen vastlegt. Werk daarna toe naar een draaiboek voor opbouw, ontvangst, buffet en muziek. Op de feestdag zelf draait het om een logische volgorde: eerst zaal en techniek, daarna tafels, versiering, eten en drinken, en pas dan de ontvangsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Zaal en terrein reserveren
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Menu en allergenen vastleggen
2 personen
8
Programma naar gasten sturen
9
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
10
Muziekprogramma samenstellen
11
Versiering voorbereiden
2 personen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffettafels klaarzetten
3 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Licht en stroom controleren
2 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Buffet en hapjes opmaken
4 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Koffie en thee bijvullen
2 personen
30
Buffet openen
3 personen
31
Buffet onderhouden
3 personen
32
Gebak aansnijden en serveren
3 personen
33
Muziek en microfoon bedienen
34
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

35
Servies verzamelen
3 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
38
Versiering verwijderen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Apparatuur afkoppelen
2 personen
41
Afval afvoeren
2 personen
42
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Feestslingersaantal 8
Jubileumbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 11
Tafelstukkenaantal 11

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterkannenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en zet een uiterste aanmelddatum 3 weken voor het jubileumfeest. Zo houd je tijd over om aantallen, dieetwensen en bevestigingen te verwerken.
Leg het menu en allergenen vast zodra de aanmeldingen binnen zijn. Maak daarna één boodschappenlijst voor buffet, hapjes, koffie, thee en drank; controleer die lijst nogmaals 2 dagen voor het feest.
Plan de opbouw met minimaal 3 helpers en begin 3 uur voor ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer, controleer daarna licht, stroom en speakers voordat je versiering ophangt.
Koel dranken uiterlijk 4 uur vooraf en gebruik koelboxen voor wat niet in een koelkast past. Zet koffiezetapparaten en heetwaterkannen pas klaar nadat het buffet is ingericht, zodat snoeren en looproutes vrij blijven.
Richt de ontvangsttafel in vóórdat de eerste gast arriveert en reserveer het laatste halfuur voor een controle. Kijk dan specifiek naar servies, glazen, allergeneninformatie, microfoon, toiletten, afval en een vrije kapstokruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, gastenlijst en zaal of terrein. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest, zodat je 3 weken vooraf de aantallen en dieetwensen kunt vastleggen.
Hoeveel helpers heb je nodig voor een jubileumfeest?: Voor een feest met buffet en muziek zijn minimaal 3 helpers naast de organisator praktisch: twee voor zaal en buffet en één voor techniek, ontvangst en kleine problemen. Reken voor de opbouw op ongeveer 3 uur.
Wanneer doe je boodschappen voor een jubileumfeest?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag ervoor. Koel dranken minstens 4 uur voor de ontvangst en controleer de complete boodschappenlijst nog één keer vóór vertrek.
Hoe maak je een jubileumfeest klaar op de dag zelf?: Open de locatie ongeveer 3 uur voor de gasten komen. Controleer eerst stroom, licht en geluidsapparatuur, zet daarna tafels en stoelen neer, richt het buffet in, hang de versiering op en maak als laatste de ontvangsttafel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.