Jubileumfeest organiseren: checklist en planning

Een jubileumfeest loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas eten, drinken en materialen bestelt. Begin met de gastenlijst, bevestig locatie en datum en stuur de uitnodigingen op tijd. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je het menu en de hoeveelheden bepaalt. In de laatste dagen draait alles om inkopen, voorbereiden, koelen en de ruimte klaarzetten. Deze checklist bevat 45 taken en 41 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitief aantal gasten bepalen
Menu en hoeveelheden vaststellen
2 personen
Taart bestellen
Muziekselectie samenstellen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst finaliseren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades en desserts voorbereiden
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels dekken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen en aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Muziek en verlichting bedienen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur opruimen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Kledingrek
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Taartmes

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 100
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 8
Cadeautafel

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkoker
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 5
Serveerschalenaantal 10
Serveerbladenaantal 5
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 6 weken vooraf en zet een uiterste aanmelddatum 3 weken voor het feest. Zo houd je tijd over om dieetwensen te verzamelen en het definitieve aantal gasten vast te stellen.
Maak het menu pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken per gast op een dinerbord, gebaksbord, glas en bestekset, plus extra servetten en enkele reserveglazen.
Plan de boodschappen twee momenten: houdbare producten eerder en verse hapjes, salades en desserts in de laatste 1 à 2 dagen. Zet dranken uiterlijk de avond ervoor in koelboxen of koelkasten.
Controleer de geluidsinstallatie, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 dagen vooraf. Test het geluid op de plek waar de gasten zitten, niet alleen naast de Bluetoothspeaker.
Begin op de feestdag met de ruimte en ontvangsttafel en zet daarna tafels, stoelen, buffet en koffiehoek klaar. Reserveer minimaal 2 uur voor opbouw, versiering, taaldekken en het koelen van de laatste dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumfeest organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met gastenlijst, locatie en datum. Verstuur de uitnodigingen circa 6 weken voor het feest en bepaal het definitieve aantal gasten ongeveer 3 weken vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast water en houd rekening met niet-alcoholische opties voor alle gasten.
Wanneer moet ik de taart voor een jubileumfeest bestellen?: Bestel de taart zodra de datum, locatie en het verwachte aantal gasten vaststaan, bij voorkeur minimaal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer 3 dagen voor het feest nog de afhaaltijd en het gewenste formaat.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een jubileumfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen klaarzetten, tafels dekken, versiering ophangen, buffet opbouwen en apparatuur aansluiten. Met één helper gaat dit meestal rustiger dan wanneer je alles alleen doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.