Checklist voor een goed georganiseerd jubileumdiner
Een jubileumdiner vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst gasten en locatie, daarna catering en tafelindeling, en pas op het laatste moment de verse producten en zaalopbouw. Verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief vastlegt en bevestig aanmeldingen uiterlijk een week vooraf. Controleer ook vroeg of er genoeg borden, glazen, bestek en warmhoudschalen zijn. Op de dag zelf werk je van een lege, geventileerde ruimte naar gedekte tafels met naamkaartjes en menukaarten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Locatie en zaal reserveren
Cateringbestelling vastleggen
Muziek en afspeellijst kiezen
Tafelindeling maken
Menukaarten ontwerpen
Naamkaartjes maken
Decoratie controleren
2 personen
Serviesvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst finaliseren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken neerzetten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
Voorgerecht serveren
4 personen
Hoofdgerecht serveren
4 personen
Borden en glazen afruimen
4 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtoast inschenken
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzameling brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Eettafelsaantal 7
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangsttafel
- Servicetafel
- Tafelkledenaantal 7
- Tafellopersaantal 7
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Diepe bordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 55
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 70
- Champagneglazenaantal 60
- Dinerbesteksetsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 55
- Menukaarthoudersaantal 7
- LED-tafelkaarsenaantal 24
- Lichtslingersaantal 4
- Ballonnenaantal 50
- Ballonnenboogset
- Bloemvazenaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstjesaantal 10
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 5
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 4
- Voorraadbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Schoonmaak
- Afwasteilenaantal 6
- Schoonmaaksponzenaantal 8
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de gastenlijst, uitnodigingen en aanmeldingen in één overzicht. Zet een uiterste aanmelddatum van ongeveer 3 weken vóór het diner en verwerk dieetwensen direct per gast.
- Leg de catering vast nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd naast het aantal diners ook rekening met een kleine buffer, bijvoorbeeld 5% extra porties, als de leverancier dat toelaat.
- Maak de tafelindeling niet pas op de dag zelf. Werk de indeling uiterlijk 5 dagen vooraf uit en controleer of elk dinerbord, wijnglas, waterglas en bestekset een vaste plek heeft.
- Tel servies en apparatuur minstens een week vooraf: dinerborden, diepe borden, dessertborden, glazen, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudschalen. Controleer ook of er genoeg opscheplepels, tangen en serveerbladen zijn.
- Begin de opbouw met ventileren en meubilair plaatsen. Zet tafels en stoelen eerst recht, leg daarna tafellinnen, servies en glazen klaar en plaats naamkaartjes en menukaarten pas als de tafelindeling definitief is.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumdiner?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór het diner. Geef gasten ongeveer 3 weken om te reageren, zodat je daarna catering, tafelindeling en dieetwensen kunt vastleggen.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een jubileumdiner verzamelen?
- Vraag dieetwensen al mee op bij de uitnodiging en controleer ze opnieuw bij de aanmelding. Geef de definitieve lijst uiterlijk 10 tot 14 dagen vóór het diner door aan de catering.
- Hoeveel servies heb je nodig voor een jubileumdiner?
- Reken per gast op een dinerbord, eventueel een diep bord en dessertbord, plus een complete bestekset. Tel voor glazen minimaal één waterglas en één wijnglas per persoon en houd 5 tot 10% extra aan voor breuk of wissels.
- Hoe lang duurt de opbouw van een jubileumdiner?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor een ruimte met tafels, stoelen, tafellinnen, servies, glazen, decoratie en menukaarten. Reserveer extra tijd als ook buffettafels, een fotowand of lichtslingers moeten worden geplaatst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!