Jubileumbingo organiseren: checklist van planning tot start

Een jubileumbingo vraagt om meer voorbereiding dan alleen bingokaarten en prijzen. Je legt eerst zaal, datum en programma vast en verwerkt daarna aanmeldingen, dieetwensen en rondes. In de laatste week controleer je het materiaal, pak je prijzen per ronde in en regel je boodschappen en dranken. Op de dag zelf draait alles om een logische zaalopstelling, getest geluid en een prijzentafel die klaarstaat voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bingoformulieren bestellen
Bingoprijzen inkopen
2 personen
Decoratie inkopen
Bingorondes samenstellen
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Bezoekerslijst controleren
Bingoformulieren sorteren
2 personen
Prijzen inpakken en labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Locatiesleutel ophalen

Event

Zaal openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bingotafels inrichten
3 personen
Prijstafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bingokaarten uitdelen
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Bingorondes begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtoast serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Prijstafel
Garderoberek

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoon
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bingomolen
Bingoballenaantal 90

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 70
Bingofichesaantal 3500
Reservepennenaantal 20
Rondekaartenaantal 10
Prijzenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Jubileumbanner
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledkaarsenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Overig

Naamstickersaantal 70
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Pennenaantal 20
Kassa- of geldkist

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bingo in vaste rondes en maak de rondekaarten vooraf. Leg bingomolen, bingoballen, bingokaarten, fiches en reservepennen per tafel of speeltafel klaar, zodat je tijdens de avond niets hoeft te zoeken.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Controleer de deelnemerslijst nog één keer en druk een actuele versie af voordat je naar de zaal gaat.
Pak de prijzen per bingoronde in en label elk pakket. Zo voorkom je dat je tijdens een winnend moment nog moet uitzoeken welke prijs bij de juiste ronde hoort.
Test microfoon, speaker en muziek vóór de zaal opengaat. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee en controleer of de draadloze microfoon voldoende bereik heeft tussen de bingotafels.
Zet hapjes, dranken, kopjes, glazen, borden en bestek pas klaar nadat de tafels zijn geplaatst. Houd de prijstafel apart van het buffet en zet dranken tijdig koud, zodat beide looproutes vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumbingo organiseren?: Reserveer de zaal en leg datum en programma minstens 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de bingo en sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken voor de datum.
Hoeveel bingorondes heb ik nodig voor een jubileumbingo?: Plan het aantal rondes op basis van je programma en pauzes; reken per ronde op ongeveer 10 tot 15 minuten. Leg alle rondes uiterlijk 1 week vooraf vast, inclusief rondekaarten en bijbehorende prijzen.
Wanneer moet ik de bingoprijzen inkopen en inpakken?: Koop de prijzen uiterlijk 2 weken voor de jubileumbingo, zodat ontbrekende artikelen nog vervangen kunnen worden. Pak ze in en label ze per ronde in de laatste week.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor openen, ventileren, tafels en stoelen plaatsen, bingotafels inrichten, versiering ophangen en geluid testen. Zorg dat de prijstafel, het buffet en de deelnemerslijst minstens 30 minuten voor ontvangst klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.