Zo organiseer je een jongerenraadbijeenkomst

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je de uitnodiging maakt. Reserveer daarna de locatie en bepaal hoeveel ruimte nodig is voor overleg, werkvormen en ontvangst. Bij een jongerenraadbijeenkomst gaat het vaak mis doordat presentaties, dieetwensen of techniek pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de bijeenkomst en plan vaste controlemomenten voor aanmeldingen, materialen en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Zaalindeling bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Herinnering versturen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Sprekersbriefing versturen
11
Presentaties verzamelen
12
Werkvormen voorbereiden
2 personen
13
Discussievragen afdrukken
14
Aanwezigheidslijst maken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Catering bestellen
17
Techniek testen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Presentaties klaarzetten
22
Dranken koelen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Naamkaartjes neerleggen
26
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
27
Microfoon en speakers testen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
30
Werkmaterialen per tafel verdelen
2 personen
31
Zaal en toiletten controleren
2 personen

Event

32
Deelnemers registreren
2 personen
33
Deelnemers welkom heten
2 personen
34
Naamkaartjes uitdelen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Opening verzorgen
37
Programma toelichten
38
Presentatie begeleiden
2 personen
39
Vragen uit de zaal verzamelen
40
Pauzedranken bijvullen
41
Pauzesnacks serveren
2 personen
42
Discussiegroepen indelen
2 personen
43
Discussiegroepen begeleiden
5 personen
44
Resultaten per groep verzamelen
2 personen
45
Resultaten presenteren
2 personen
46
Buffet opnieuw aanvullen
2 personen
47
Avondmaaltijd serveren
3 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
49
Servies naar de keuken brengen
2 personen
50
Dranken bijvullen
51
Actiepunten verzamelen
2 personen
52
Besluiten hardop bevestigen
53
Afsluiting verzorgen
54
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Overgebleven eten verpakken
2 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Techniek afkoppelen
2 personen
60
Zaal schoonmaken
3 personen
61
Toiletten controleren
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Locatie afsluiten
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Presentaties en notities archiveren
66
Bedankbericht versturen
67
Actiepunten verspreiden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2
Statafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 36
Kommetjesaantal 36
Glazenaantal 48
Koffiekopjesaantal 36
Vorkenaantal 36
Messenaantal 36
Lepelsaantal 36
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 36
Tafelkleedaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 4
Post-itsaantal 12
Kleurstickersaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaalindeling eerst vast. Reserveer naast zitplaatsen ook ruimte voor werkvormen en een aparte ontvangsttafel; zo hoef je op de dag zelf niet met tafels en stoelen te schuiven.
Verstuur de uitnodiging zodra datum en locatie definitief zijn en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op en stuur het programma daarna opnieuw naar de deelnemers.
Geef sprekers een briefing met spreektijd, onderwerp en praktische afspraken. Vraag presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf aan, zodat je ze op één laptop kunt verzamelen en klaarzetten.
Test de techniek minimaal 1 dag vooraf met de beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabel en de draadloze microfoon. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting kan de start vertragen.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna ontvangst en naamkaartjes, vervolgens techniek en presentaties. Koel dranken pas nadat de belangrijkste materialen binnen zijn en zet koffie, waterkokers en thermoskannen klaar vóór de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jongerenraadbijeenkomst organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodiging zodra die drie onderdelen vaststaan en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een jongerenraadbijeenkomst?: Stuur een eerste herinnering 7 dagen vooraf en controleer daarna de aanmeldingen. Een korte laatste herinnering 1 dag vooraf kan het aantal afmeldingen en te late aankomsten beperken.
Wanneer moet je de techniek voor een jongerenraadbijeenkomst testen?: Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en stroomvoorziening minimaal 1 werkdag vooraf. Zet de presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf op de laptop die je tijdens de bijeenkomst gebruikt.
Hoeveel catering moet je bestellen voor een jongerenraadbijeenkomst?: Bestel op basis van het definitieve aantal deelnemers en tel dieetwensen apart mee. Maak het aantal definitief zodra de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf sluiten, zodat servies, glazen en dranken daarop kunnen worden afgestemd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.