Checklist voor een open dag in een jongerencentrum

Een open dag in een jongerencentrum vraagt om meer voorbereiding dan alleen activiteiten klaarzetten. Je moet bezoekers informeren, vrijwilligers indelen, ruimtes logisch inrichten en techniek op tijd testen. Begin met datum, programma en reserveringen en werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen en de praktische uitvoering. Vergeet vooral de ontvangstbalie, dieetwensen, koeling van dranken en een duidelijke rolverdeling voor vrijwilligers niet. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en materialen reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma aan deelnemers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteiten klaarzetten
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Vloeren en oppervlakken reinigen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Spelactiviteiten klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Rondleidingen geven
2 personen
Activiteiten begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Toiletten controleren
Afval verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Kommenaantal 40
Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Drankdispensersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Postersaantal 12
Naamstickersaantal 100
Stiftenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 8

Sportmateriaal

Ballenaantal 8
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Dartbord
Dartpijlenaantal 12
Tafeltennisbatjesaantal 6
Tafeltennisballenaantal 24
Spelletjesaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Vuilniszakhoudersaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de ruimtes vroeg vast. Reserveer niet alleen tafels en stoelen, maar ook barkrukken, garderoberekken en afvalbakken, zodat de indeling op de dag zelf niet meer hoeft te worden aangepast.
Verstuur uitnodigingen nadat datum en programma definitief zijn en verwerk aanmeldingen direct. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat hapjes en drankjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in. Laat hen vóór de opening aanwezig zijn voor een korte briefing over de ontvangstbalie, activiteiten, catering en het opruimen.
Test geluidsapparatuur vóór bezoekers binnenkomen. Sluit luidsprekers, mengpaneel, microfoons, laptop, verlengkabels en stekkerdozen aan en controleer het geluid in alle gebruikte ruimtes.
Bereid catering in twee rondes voor: zet houdbare hapjes eerder klaar en bereid koffie, thee en verse hapjes dichter bij de opening. Koel dranken op tijd en controleer of bekers, borden, kommen, bestek en serveermateriaal compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag in een jongerencentrum organiseren?: Leg datum, programma en ruimtes bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer online promotie daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de ontvangst en daarnaast per activiteit iemand die toezicht houdt of uitleg geeft. Voeg 1 of 2 mensen toe voor catering, techniek en opruimen; het exacte aantal hangt af van het aantal ruimtes en deelnemers.
Wanneer moet ik de techniek voor een open dag testen?: Sluit luidsprekers, mengpaneel en microfoons uiterlijk 1 uur voor de opening aan en test ze met de laptop. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar, zodat je niet tijdens de ontvangst nog stroomproblemen oplost.
Wanneer moet ik drinken en hapjes klaarzetten?: Koel dranken enkele uren vooraf in koelkasten of koelboxen. Zet houdbare hapjes eerder klaar en bereid koffie, thee en verse hapjes ongeveer 30 tot 60 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.