Checklist para organizar la jornada de puertas abiertas del centro juvenil
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el programa, las inscripciones y el montaje avanzan en un orden claro. Primero define la fecha y las actividades; después confirma asistentes, preferencias dietéticas y voluntarios. En los días previos conviene preparar juegos, aperitivos y equipos, y dejar bebidas enfriándose con tiempo. El día del evento, reserva una franja específica para revisar el lugar, montar la recepción, colocar las mesas y probar el sonido antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios y materiales
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa a los participantes
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las actividades
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar suelos y superficies
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las actividades de juegos
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Evento
Recibir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Dar visitas guiadas
2 personas
Coordinar actividades
5 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Proporcionar la música
2 personas
Comprobar los baños
Recoger la basura
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 40
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 50
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas para servircant. 8
Equipo
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 8
- Cartelescant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Decoración de mesacant. 8
Material deportivo
- Pelotascant. 8
- Conoscant. 20
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Diana
- Dardoscant. 12
- Paletas de ping-pongcant. 6
- Pelotas de ping-pongcant. 24
- Juegoscant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 7 días entre el envío de la información final y la jornada para que los participantes puedan confirmar su asistencia.
- Mantén las inscripciones abiertas hasta una fecha concreta y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Usa el recuento final para calcular vajilla, aperitivos y bebidas, en lugar de comprar a ciegas.
- Asigna voluntarios por funciones, no solo por nombre: recepción, actividades, comida y apoyo técnico. Convoca a todo el equipo al menos 30 minutos antes de la apertura para repartir tareas y resolver dudas.
- Prepara con antelación lo que no se estropea y enfría las bebidas varias horas antes. Deja para el último tramo los aperitivos frescos, el café y el té, así llegarán en mejores condiciones.
- Reserva como mínimo 90 minutos para el montaje del espacio. Coloca primero mesas, sillas y recepción; después conecta altavoces, mesa de mezclas y micrófonos, y haz una prueba de sonido de 10 minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza a fijar la fecha y el programa al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones con 10 a 14 días de margen y confirma el programa definitivo durante la semana anterior.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones y las dietas?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la jornada. Así tendrás tiempo para recopilar las preferencias dietéticas, ajustar la compra y preparar la vajilla necesaria.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el centro juvenil?
- Calcula entre 90 y 120 minutos para limpiar, colocar mesas y sillas, montar la recepción y preparar las actividades. Añade 15 minutos para comprobar cables y hacer una prueba del equipo de sonido.
- ¿Cuándo deben llegar los voluntarios?
- Pídeles que lleguen 30 minutos antes de la hora de apertura. Si hay varias actividades o un montaje técnico complejo, conviene citar a la persona responsable del sonido y a quien coordina los juegos 15 minutos antes que el resto.
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