Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au centre pour jeunes

Une journée portes ouvertes réussie se prépare par étapes, car l’accueil, les activités et la logistique se déroulent en parallèle. Commencez par fixer la date et le programme, puis réservez les espaces et le matériel avant de lancer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les besoins alimentaires, le nombre de bénévoles et la disposition des tables et des chaises. Cette checklist vous aide à garder le fil jusqu’à l’accueil des participants et au rangement du centre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces et le matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas longue conservation
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer les sols et les surfaces
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer les activités de jeu
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Faire des visites guidées
2 personnes
Encadrer les activités
5 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les déchets
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Bolsqté 40
Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 8
Affichesqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Marqueursqté 12
Décoration de tableqté 8

Matériel de sport

Ballonsqté 8
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Cible de fléchettes
Fléchettesqté 12
Raquettes de tennis de tableqté 6
Balles de tennis de tableqté 24
Jeuxqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Porte-sacs-poubelleqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les espaces plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions. Prévoyez des créneaux précis pour les activités, l’accueil, les pauses et les démonstrations.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis faites une vérification finale quelques jours avant l’événement. Cela évite de découvrir le jour même qu’il manque une option adaptée.
Attribuez chaque mission à un bénévole avec une heure d’arrivée précise. Prévoyez au moins une personne à l’accueil, une personne pour les activités et une personne pour les boissons et les en-cas.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les produits longue conservation avant le jour J. Gardez les boissons fraîches dans des réfrigérateurs ou des glacières jusqu’à l’ouverture.
Testez le matériel audio et les rallonges avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les multiprises dans la salle réellement utilisée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes au centre pour jeunes ?: Envoyez une première invitation environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites un rappel 5 à 7 jours avant, avec le programme, les horaires, l’adresse et la manière de signaler un besoin alimentaire.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour un accueil de taille moyenne, prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par activité en cours et 1 pour les boissons et les en-cas. Ajoutez une personne de coordination pour gérer les imprévus et les changements de programme.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas longue conservation, vérifiez les inscriptions et testez le matériel audio. Vous pouvez aussi installer les tables, les chaises et le comptoir d’accueil si le lieu reste accessible.
À quelle heure installer la salle avant l’ouverture ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez les 30 dernières minutes pour tester l’accueil, préparer le café et le thé, vérifier les activités et accueillir les bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.