Checklist voor een jiujitsutoernooi organiseren

Een jiujitsutoernooi staat of valt met een strakke volgorde: eerst leg je hal, datum, regels en categorieën vast, daarna open je de inschrijving. In de laatste weken draait alles om aanmeldingen controleren, wegen, wedstrijdschema’s en de inzet van arbiters en vrijwilligers. Denk ook aan zaken die snel te laat komen, zoals medailles, scoreborden, reservegordels en duidelijke deelnemersinformatie. Deze checklist bundelt 66 taken en 52 benodigdheden voor de voorbereiding en wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Sporthal reserveren
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Arbiters benaderen
EHBO-team vastleggen
Toernooiaankondiging maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen bestellen
Sportmateriaal reserveren
Catering reserveren
Aanmeldingen controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Arbitersbriefing voorbereiden
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weegmoment communiceren
Routebeschrijving versturen
Prijzen en medailles controleren
Wedstrijdlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratiemateriaal klaarzetten

Event

Sporthal openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Wedstrijdmatten leggen
8 personen
Wedstrijdvelden markeren
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Arbitersbriefing geven
3 personen
Weegschalen controleren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers wegen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Wedstrijdschema ophangen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
12 personen
Wedstrijdresultaten verwerken
3 personen
Omroepen van wedstrijden
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finalisten aankondigen
Medailles uitreiken
3 personen
Sluitingswoord geven
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmatten opruimen
8 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Veldmarkeringenaantal 12
Weegschalenaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 8
Scorekaartenhoudersaantal 8
Reservegordelsaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 3
Printeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Omroepmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Megafoon
USB-sticksaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiesprayaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg regels en wedstrijdcategorieën vast voordat je het inschrijfformulier opent. Zo voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor onderdelen die later nog worden aangepast.
Plan het weegmoment ruim vóór de eerste partijen en communiceer datum, tijd en locatie tegelijk met de routebeschrijving. Controleer daarna de gewichtsklassen opnieuw voordat je het schema maakt.
Reserveer per wedstrijdveld niet alleen wedstrijdmatten en mattenranden, maar ook een stopwatch, fluitje, scorebord en scorekaartenhouder. Houd reservegordels en extra veldmarkeringen apart bij de wedstrijdleiding.
Maak de vrijwilligersindeling minstens één week vooraf en wijs per taak een vervanger aan. De wedstrijdtafel, weging, ontvangst, matbegeleiding en catering mogen niet op dezelfde persoon leunen.
Controleer prijzen en medailles uiterlijk enkele dagen voor het toernooi en test laptop, printer, omroepmicrofoon en luidsprekers. Leg wedstrijdlijsten ook op USB-sticks en print ze vooraf uit, zodat een verbindings- of printerprobleem het schema niet stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jiujitsutoernooi organiseren?: Leg de sporthal, datum, regels en wedstrijdcategorieën bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open daarna de inschrijving en reserveer vroegtijdig arbiters, EHBO en sportmateriaal.
Wanneer moet de inschrijving voor een jiujitsutoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 7 tot 14 dagen vóór de wedstrijddag. Die termijn geeft je tijd om aanmeldingen te controleren, gewichtsklassen te verwerken en het wedstrijdschema op te stellen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jiujitsutoernooi?: Reken minimaal 2 vrijwilligers per wedstrijdveld voor tijdwaarneming en scoreverwerking, plus 2 tot 4 mensen voor ontvangst, weging en algemene ondersteuning. Bij meerdere velden loopt het aantal dus snel op.
Wanneer communiceer ik het weegmoment en wedstrijdschema?: Stuur het weegmoment uiterlijk 7 dagen vooraf met de deelnemersinformatie. Verstuur het definitieve wedstrijdschema zodra de inschrijvingen en controles zijn afgerond, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor het toernooi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.