Checklist pour organiser un tournoi de jiu-jitsu

Un tournoi de jiu-jitsu se prépare d’abord sur le papier, puis sur les tapis. Il faut fixer le règlement et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions, afin d’éviter les changements de dernière minute. Les arbitres, les bénévoles, la pesée, les secours et le matériel doivent être coordonnés dans un même planning. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’à l’accueil des participants et au déroulement des combats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Contacter les arbitres
Constituer l'équipe de premiers secours
Créer l’annonce du tournoi
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix
Réserver le matériel sportif
Réserver le catering
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Préparer le briefing des arbitres
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Communiquer l’heure de pesée
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les prix et les médailles
Imprimer les listes de concours
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le matériel d’inscription

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Poser les tapis de compétition
8 personnes
Marquer les terrains de compétition
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Donner le briefing aux arbitres
3 personnes
Vérifier les balances
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Pesée des participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Afficher le programme des matchs
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Guider le public vers les places assises
2 personnes
Encadrer les matchs
12 personnes
Traiter les résultats du concours
3 personnes
Annoncer les matchs
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Annoncer les finalistes
Remettre les médailles
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Ranger les tapis de compétition
8 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de compétitionqté 120
Bordures de tapisqté 24
Marquages au solqté 12
Balancesqté 3
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Porte-cartes de scoreqté 8
Ceintures de secoursqté 12

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimanteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Micro de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Mégaphone
Clés USBqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement, les catégories et la date avant de publier l’annonce. Les participants doivent connaître les conditions d’inscription et les règles au moins 4 à 6 semaines avant le tournoi.
Fermez les inscriptions avec un délai précis, puis vérifiez chaque dossier. Prévoyez une liste séparée pour les catégories, les besoins alimentaires et les informations manquantes.
Communiquez l’heure de la pesée et les indications d’accès plusieurs jours à l’avance. Ajoutez l’adresse exacte, le stationnement, l’entrée du gymnase et l’heure à laquelle les participants doivent arriver.
Préparez un planning distinct pour les arbitres et les bénévoles. Pour chaque poste, indiquez une personne responsable, une heure de présence et un remplaçant afin de couvrir les pauses et les retards.
Testez la chaîne opérationnelle avant l’ouverture des portes : balances, chronomètres, tableaux de score, ordinateur, imprimante, sonorisation et rallonges. Imprimez aussi les listes de concours et vérifiez les médailles avant le premier combat.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de jiu-jitsu ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le gymnase, fixer le règlement, recruter les arbitres et ouvrir les inscriptions. Un délai de 10 à 12 semaines laisse davantage de temps pour les sponsors, le catering et la commande des prix.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de jiu-jitsu ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la compétition, une fois les catégories et le règlement validés. Fermez le formulaire 7 à 10 jours avant le tournoi pour vérifier les listes et préparer le programme.
Quand communiquer l’heure de la pesée ?: Envoyez l’heure et les modalités de pesée au moins 5 jours avant l’événement, puis rappelez-les 24 à 48 heures avant. Précisez les documents nécessaires et la conduite à tenir en cas de retard.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de jiu-jitsu ?: Pour un tournoi de petite ou moyenne taille, prévoyez au moins 1 bénévole par poste actif et une réserve de 2 à 4 personnes. Répartissez les équipes entre l’accueil, la pesée, les tables de score, l’orientation, le catering et le rangement.

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