Checklist voor het organiseren van een jeugdweek

Een jeugdweek vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten en boodschappen. Je legt eerst datum, programma en locatie vast en werkt daarna aan aanmeldingen, toestemmingen, vervoer en begeleiding. Pas wanneer de deelnemerslijst en dieetwensen bekend zijn, kun je maaltijden, boodschappen en porties betrouwbaar plannen. Deze checklist bevat 74 taken en 58 spullen, van naamkaartjes en noodcontacten tot koelboxen, sportmateriaal en een gecontroleerde EHBO-koffer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Activiteiten en spellen kiezen
3 personen
Dagindeling uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Noodcontacten registreren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reservering vervoer maken
Maaltijden plannen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Weersvoorspelling controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren opslaan
2 personen
Voorraad per maaltijd verdelen
2 personen
Kookplanning ophangen
EHBO-koffer controleren
Telefoonnummers printen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatiebord plaatsen
Spelvelden uitzetten
4 personen
Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers welkom heten
3 personen
Groepen indelen
3 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
6 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Dagafsluiting begeleiden
3 personen
Dagruimte opruimen
4 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Lunch en snacks serveren
4 personen
Warme maaltijd bereiden
5 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Quizavond begeleiden
4 personen
Creatieve workshops begeleiden
6 personen
Werktafels schoonmaken
3 personen
Maaltijd bereiden
5 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Filmavond klaarzetten
3 personen
Filmavond begeleiden
4 personen
Speurtocht uitzetten
4 personen
Speurtocht begeleiden
8 personen
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
5 personen
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
Talentenshow voorbereiden
4 personen
Talentenshow begeleiden
6 personen
Slotmaaltijd bereiden
5 personen
Slotmaaltijd serveren
4 personen
Prijzen en certificaten uitdelen
3 personen
Afsluitende groepsactiviteit begeleiden
5 personen
Laatste spullen verzamelen
4 personen

Nazorg

Eindlocatie opruimen
6 personen
Keuken grondig schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Vervoermiddelen retourneren
Gevonden voorwerpen registreren
Ouders informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Picknickbankenaantal 6
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Vergietenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Kegelsaantal 30
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Pitjeszakkenaantal 30
Badmintonsetsaantal 6
Watersponzenaantal 40
Touwaantal 100
Kompasaantal 12
Zaklampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 30
Gekleurd papieraantal 10
Plakbandaantal 8
Knutselverfaantal 12
Kwastenaantal 30
Certificatenaantal 70

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Zo houd je tijd over voor reserveringen, vrijwilligers, vervoer en toestemmingen.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding. Print de definitieve deelnemerslijst en belangrijke telefoonnummers uiterlijk de dag vóór de jeugdweek.
Controleer het spelmateriaal per activiteit en leg voetballen, basketballen, kegels en hoepels vooraf klaar. Zo verlies je op de eerste ochtend geen tijd met zoeken of ontbrekende spullen.
Plan maaltijden per dag en verdeel de voorraad per maaltijd. Bewaar koelwaren in koelboxen en hang de kookplanning op voordat de eerste maaltijd begint.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Regel bij buitenactiviteiten tijdig partytenten, extra tafels of een aangepast programma.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een jeugdweek organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Begin daarna meteen met aanmeldingen, toestemmingen, vrijwilligers en vervoer; controleer de definitieve planning 2 weken voor de start.
Wat moet je voor deelnemers van een jeugdweek registreren?: Registreer per deelnemer naam, aanmelding, dieetwensen, toestemming en een noodcontact. Druk de definitieve lijst en telefoonnummers uiterlijk 1 dag vooraf af en bewaar ze op een vaste plek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jeugdweek?: Dat hangt af van de groepsgrootte en activiteiten, maar deel alle vrijwilligers vooraf in per tijdsblok en taak. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en controleer op de eerste dag of elke post bezet is.
Wanneer doe je boodschappen voor een jeugdweek?: Maak de boodschappenlijst nadat deelnemersaantallen en dieetwensen zijn verwerkt. Koop houdbare voorraad enkele dagen vooraf en haal koelwaren bij voorkeur op de dag vóór gebruik; verdeel alles daarna per maaltijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.