Checklist pour organiser la Semaine de la jeunesse

Une Semaine de la jeunesse demande plus qu’un programme d’activités : il faut coordonner les inscriptions, les repas, le transport, les bénévoles et le matériel. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture. Vous y trouverez aussi les 58 fournitures à prévoir, des tables et tentes aux ballons, glacières et équipements audio. Commencez par le cadre général, puis verrouillez les détails qui posent le plus souvent problème au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
Élaborer le planning de la journée
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Effectuer la réservation du transport
Planifier les repas
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais
2 personnes
Répartir les stocks par repas
2 personnes
Afficher le planning de cuisine
Vérifier la trousse de premiers secours
Imprimer les numéros de téléphone

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le panneau d'information
Délimiter les zones de jeu
4 personnes
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le repas du soir
5 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Animer le jeu du soir
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Superviser la clôture de la journée
3 personnes
Ranger l’espace de jour
4 personnes
Encadrer les activités sportives
6 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
4 personnes
Préparer un repas chaud
5 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
Animer les ateliers créatifs
6 personnes
Nettoyer les tables de travail
3 personnes
Préparer le repas
5 personnes
Servir le repas
4 personnes
Préparer la soirée cinéma
3 personnes
Encadrer la soirée cinéma
4 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
4 personnes
Encadrer la chasse au trésor
8 personnes
Distribuer des collations
2 personnes
Préparer le barbecue
5 personnes
Servir le barbecue
5 personnes
Animer la soirée feu de camp
5 personnes
Préparer le spectacle de talents
4 personnes
Encadrer le spectacle de talents
6 personnes
Préparer le repas de clôture
5 personnes
Servir le repas de clôture
4 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Animer l’activité de groupe de clôture
5 personnes
Rassembler les dernières affaires
4 personnes

Suivi

Nettoyer le lieu final
6 personnes
Nettoyer la cuisine en profondeur
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les moyens de transport
Enregistrer les objets trouvés
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Bancs de pique-niqueqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Casserolesqté 6
Poêlesqté 3
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Passoiresqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 3
Cônesqté 30
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 20
Sacs à grainesqté 30
Sets de badmintonqté 6
Éponges d’eauqté 40
Cordeqté 100
Boussoleqté 12
Lampes de pocheqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Marqueursqté 30
Papier de couleurqté 10
Ruban adhésifqté 8
Peinture de bricolageqté 12
Pinceauxqté 30
Certificatsqté 70

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Brosses de toilettesqté 3
Poubellesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Sans ces trois éléments, les inscriptions et la réservation du transport restent difficiles à confirmer.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez immédiatement les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les autorisations nécessaires. Imprimez ensuite une liste actualisée des participants pour l’accueil.
Répartissez les bénévoles par rôle plutôt que de compter sur une aide générale : accueil, cuisine, activités, transport et premiers secours doivent avoir un responsable identifié avant le jour J.
Pour les repas, répartissez les stocks par service et affichez le planning de cuisine. Les produits frais doivent être stockés dans des glacières ou un espace réfrigéré dès leur arrivée.
Vérifiez le matériel de jeu et les équipements techniques avant l’ouverture : ballons, cônes, cerceaux, enceintes, microphone, vidéoprojecteur, rallonges et multiprises doivent être testés sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Semaine de la jeunesse ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et le transport, puis lancez les inscriptions afin d’avoir le temps de recueillir les autorisations, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour les repas d’une Semaine de la jeunesse ?: Prévoyez la vaisselle réutilisable, les ustensiles de cuisine, les contenants de conservation et une solution de maintien au frais. Finalisez la liste de courses au moins 7 jours avant, puis répartissez les produits par repas dès leur réception.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser la journée ?: Le nombre dépend de l’effectif, mais prévoyez au minimum un responsable pour l’accueil, un pour les activités, un pour la cuisine et un pour les urgences. Confirmez la répartition au moins 3 jours avant et remettez à chacun le planning ainsi que les numéros de téléphone.
Quand vérifier la météo et préparer le matériel ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis faites une dernière vérification le matin même. Contrôlez notamment les tentes, les rallonges, les multiprises, les équipements sportifs et la trousse de premiers secours avant d’ouvrir le lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.