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Jugendwoche organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jugendwoche braucht mehr als ein gutes Programm. Du musst Teilnehmende anmelden, Ernährungswünsche und Notfallkontakte erfassen, Transporte sichern und Genehmigungen rechtzeitig prüfen. Auch die Verpflegung, Sportmaterialien und technische Ausstattung sollten vor dem ersten Tag kontrolliert werden. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Öffnen der Location durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Aktivitäten und Spiele auswählen

    3 Personen

  • Tagesablauf ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Notfallkontakte erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Transport reservieren

  • Mahlzeiten planen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlwaren lagern

    2 Personen

  • Bestände nach Mahlzeit aufteilen

    2 Personen

  • Kochplan aushängen

  • Erste-Hilfe-Koffer prüfen

  • Telefonnummern ausdrucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Spielfelder abstecken

    4 Personen

  • Anmeldung öffnen

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Gruppen einteilen

    3 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Kennenlernspiele anleiten

    6 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendessen zubereiten

    5 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Abendspiel begleiten

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tagesabschluss begleiten

    3 Personen

  • Tagesraum aufräumen

    4 Personen

  • Sportaktivitäten betreuen

    6 Personen

  • Mittagessen und Snacks servieren

    4 Personen

  • Warme Mahlzeit zubereiten

    5 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Sportmaterial aufräumen

    3 Personen

  • Quizabend betreuen

    4 Personen

  • Kreative Workshops begleiten

    6 Personen

  • Werktafeln reinigen

    3 Personen

  • Mahlzeit zubereiten

    5 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Filmabend vorbereiten

    3 Personen

  • Filmabend betreuen

    4 Personen

  • Schnitzeljagd ausstecken

    4 Personen

  • Schnitzeljagd begleiten

    8 Personen

  • Zwischenmahlzeiten verteilen

    2 Personen

  • Grill vorbereiten

    5 Personen

  • Barbecue servieren

    5 Personen

  • Lagerfeuerabend begleiten

    5 Personen

  • Talentshow vorbereiten

    4 Personen

  • Talentshow begleiten

    6 Personen

  • Abschlussmahlzeit zubereiten

    5 Personen

  • Abschlussmahlzeit servieren

    4 Personen

  • Preise und Zertifikate überreichen

    3 Personen

  • Abschließende Gruppenaktivität begleiten

    5 Personen

  • Letzte Sachen einsammeln

    4 Personen

Nachbereitung

  • Endlocation aufräumen

    6 Personen

  • Küche gründlich reinigen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Transportmittel zurückgeben

  • Fundgegenstände registrieren

  • Eltern über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 70
  • PicknickbänkeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KochtöpfeAnz. 6
  • PfannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • SiebAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 6
  • BasketbälleAnz. 4
  • VolleyballAnz. 3
  • KegelAnz. 30
  • ReifenAnz. 20
  • SpringseileAnz. 20
  • SitzsäckeAnz. 30
  • BadmintonsätzeAnz. 6
  • WasserschwämmeAnz. 40
  • SeilAnz. 100
  • KompassAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 20

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 80
  • StifteAnz. 30
  • BuntpapierAnz. 10
  • KlebebandAnz. 8
  • BastelfarbeAnz. 12
  • PinselAnz. 30
  • ZertifikateAnz. 70

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • HandfegerAnz. 4
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 30
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöschdeckenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Tagesablauf früh fest. Plane für jeden Tag feste Zeiten für Aktivitäten, Mahlzeiten, Pausen und Übergänge ein, damit Helfende und Teilnehmende wissen, was als Nächstes passiert.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor Beginn ab. Erfasse Namen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte in einer Liste und drucke die Teilnehmerliste sowie wichtige Telefonnummern zusätzlich aus.
  • Prüfe Genehmigungen und Transport mindestens mehrere Wochen vorher. Für eine Jugendwoche müssen Zuständigkeiten, Abfahrtszeiten und Rückwege geklärt sein, bevor das Programm veröffentlicht wird.
  • Teile Lebensmittel und Kühlwaren nach Mahlzeiten auf, statt alles gemeinsam zu lagern. Hänge den Kochplan sichtbar aus und kontrolliere Kühlboxen, Töpfe, Pfannen, Schneidebretter und Serviergeschirr vor dem Einkauf.
  • Kontrolliere am Vortag das gesamte Spiel- und Technikmaterial. Neben Fuß-, Basket- und Volleyballen gehören auch Kegel, Reifen, Lautsprecher, Mikrofon, Beamer, Leinwand und Verlängerungskabel auf die Prüfliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jugendwoche organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Genehmigungen. Anmeldung, Transport und Verpflegung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor Beginn konkret geplant sein.
Was muss man bei der Anmeldung zur Jugendwoche abfragen?
Erfasse Name, Erreichbarkeit, Ernährungswünsche und mindestens einen Notfallkontakt pro teilnehmender Person. Schließe die Datenerfassung spätestens 7 bis 10 Tage vor Beginn ab, damit Listen und Namensschilder vorbereitet werden können.
Wie viel Material braucht man für eine Jugendwoche?
Plane Geschirr, Sitzplätze und Spielmaterial für alle angemeldeten Personen plus eine kleine Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent. Kontrolliere Sportmaterial und Technik spätestens am Vortag und ordne alles nach Programmpunkt.
Wann sollte man den Tagesablauf für eine Jugendwoche festlegen?
Erstelle den Ablauf mindestens 2 Wochen vorher und hänge den Koch- und Tagesplan vor Beginn sichtbar aus. Lass pro Aktivitätswechsel etwa 10 bis 15 Minuten für Wege, Materialwechsel und Gruppenbildung ein.

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