Zo organiseer je een jeugdtoernooi zonder losse eindjes

Begin met de datum, beschikbare sportvelden en het aantal teams. Daarna leg je de toernooiregels en wedstrijdduur vast, zodat je een haalbaar schema kunt maken. Regel vroeg de begeleiding: scheidsrechters, wedstrijdbegeleiders en EHBO-bezetting bepalen hoeveel wedstrijden tegelijk kunnen doorgaan. Verzamel bij de inschrijving ook oudercontacten en dieetwensen. In de laatste week controleer je materiaal, bevestig je teams en stuur je route-informatie en het weersplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sportvelden reserveren
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Teamindeling bijwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Oudercontacten controleren
2 personen
11
Scheidsrechters regelen
2 personen
12
Wedstrijdbegeleiders indelen
2 personen
13
EHBO-bezetting afspreken
2 personen
14
Prijzen bestellen
15
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Toernooimaterialen controleren
2 personen
19
Wedstrijdformulieren printen
20
Teambevestigingen versturen
21
Route-informatie versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Weersplan klaarzetten
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Terrein controleren
3 personen
26
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
27
Doelen plaatsen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Tent opzetten
4 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
EHBO-tafel inrichten
2 personen
34
Prijzentafel inrichten
2 personen
35
Geluid controleren
2 personen
36
Wedstrijdmateriaal verdelen
3 personen
37
Scheidsrechters instrueren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Teams ontvangen
4 personen
40
Aanwezigheid registreren
3 personen
41
Teamhesjes uitdelen
2 personen
42
Openingsuitleg geven
2 personen
43
Wedstrijden begeleiden
8 personen
44
Uitslagen registreren
2 personen
45
Wedstrijdmateriaal aanvullen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks serveren
3 personen
48
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Blessures registreren
2 personen
51
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
52
Eindstanden controleren
2 personen
53
Prijzen uitreiken
3 personen
54
Afscheid en informatie geven
2 personen
55
Teams uitchecken
3 personen

Nazorg

56
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
57
Hesjes verzamelen
2 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Tent afbreken
4 personen
60
Velden schoon opleveren
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 30
Schenk kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Sportmateriaal

Jeugdvoetballenaantal 16
Wedstrijdballenaantal 8
Pionnenaantal 80
Markeringshoedjesaantal 80
Mini-doelenaantal 8
Keepershandschoenenaantal 4
Teamhesjesaantal 80
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 8
Grondankersaantal 16
Meetlintenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Toernooibanner
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 150

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Sponsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst vanuit de veldcapaciteit: noteer hoeveel velden beschikbaar zijn, hoeveel teams meedoen en hoeveel wedstrijden per ronde passen. Zo voorkom je dat het schema op de toernooidag uitloopt.
Sluit de inschrijving uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Gebruik daarna één bijgewerkte teamindeling voor wedstrijdformulieren, teambevestigingen en de wedstrijdbegeleiders.
Regel scheidsrechters, wedstrijdbegeleiders en EHBO minstens 3 weken vooraf. Controleer een week later opnieuw of iedereen de juiste tijden en velden heeft; een afzegging op de laatste dag is lastig op te vangen.
Controleer sportmateriaal niet alleen op aantallen, maar ook op bruikbaarheid: tel de jeugdvoetballen, wedstrijdballen, pionnen, hesjes, fluitjes en stopwatches en leg ontbrekende spullen apart vast.
Zet 24 tot 48 uur vooraf de dranken koud, print de wedstrijdformulieren en controleer de weersverwachting. Leg bij buitenlocaties ook partytenten, grondankers en verlengkabels klaar volgens je weersplan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdtoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, sportvelden en eerste organisatie. Reserveer uiterlijk 3 weken vooraf de scheidsrechters, wedstrijdbegeleiders en EHBO-bezetting.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een jeugdtoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Houd daarna nog een korte periode aan om de teamindeling, oudercontacten en dieetwensen te controleren.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een jeugdtoernooi?: Leg eerst wedstrijdduur, pauzes, velden en het aantal teams vast. Plan vervolgens per ronde de wedstrijden en houd minimaal 5 minuten wisseltijd aan tussen twee wedstrijden op hetzelfde veld.
Wanneer controleer je de spullen voor een jeugdtoernooi?: Doe een eerste materiaalcontrole 7 dagen vooraf en een laatste controle op de dag ervoor. Tel dan ook de ballen, pionnen, hesjes, scoreborden, geluidsinstallatie en verlengkabels voordat de locatie opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.