Jugendturnier organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Anpfiff

Ein Jugendturnier gelingt, wenn die Reihenfolge stimmt: Erst Termin, Plätze und Regeln klären, dann Anmeldungen, Spielplan und Helfer organisieren. Plane früh genug, damit Schiedsrichter, Erste-Hilfe-Besetzung und benötigtes Material nicht in der letzten Woche fehlen. Kurz vor dem Turnier geht es vor allem um Bestätigungen, Routeninformationen, Verpflegung und einen Plan für schlechtes Wetter. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbau- und Kontrollablauf, bevor die ersten Teams eintreffen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Turniertermin festlegen
2 Personen
2
Sportplätze reservieren
3
Wettkampfplan erstellen
2 Personen
4
Turnierregeln festlegen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Teamaufteilung aktualisieren
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Elternkontakte prüfen
2 Personen
11
Schiedsrichter organisieren
2 Personen
12
Wettkampfbetreuer einteilen
2 Personen
13
Erste-Hilfe-Besetzung abstimmen
2 Personen
14
Preise bestellen
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Turniermaterialien prüfen
2 Personen
19
Wettkampfformulare drucken
20
Team-Bestätigungen versenden
21
Routeninformationen versenden
22
Wettervorhersage prüfen
23
Wetterplan vorbereiten
2 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Gelände kontrollieren
3 Personen
26
Spielfelder markieren
4 Personen
27
Ziele aufstellen
4 Personen
28
Tische aufstellen
3 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Zelt aufbauen
4 Personen
31
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
32
Cateringtisch einrichten
3 Personen
33
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
34
Preistisch aufbauen
2 Personen
35
Ton prüfen
2 Personen
36
Wettkampfmaterial verteilen
3 Personen
37
Schiedsrichter einweisen
2 Personen
38
Freiwillige einweisen
2 Personen
39
Teams empfangen
4 Personen
40
Anwesenheit erfassen
3 Personen
41
Teamwesten verteilen
2 Personen
42
Eröffnungsinformationen geben
2 Personen
43
Wettkämpfe begleiten
8 Personen
44
Ergebnisse erfassen
2 Personen
45
Wettkampfmaterial auffüllen
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Obst und Snacks servieren
3 Personen
48
Lunchpakete verteilen
3 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Verletzungen erfassen
2 Personen
51
Finalspiele betreuen
6 Personen
52
Endstände prüfen
2 Personen
53
Preise überreichen
3 Personen
54
Verabschiedung und Informationen geben
2 Personen
55
Teams auschecken
3 Personen

Nachbereitung

56
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
57
Westen sammeln
2 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
59
Zelt abbauen
4 Personen
60
Felder sauber übergeben
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Catering aufräumen
3 Personen
63
Abfall sammeln
3 Personen
64
Location reinigen
4 Personen
65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
66
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 30
AusgießkannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Sportmaterial

JugendfußbälleAnz. 16
WettkampfbälleAnz. 8
KegelAnz. 80
MarkierungshütchenAnz. 80
MinitoreAnz. 8
TorwarthandschuheAnz. 4
TeamwestenAnz. 80
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 8
BodenankerAnz. 16
MessbänderAnz. 4

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
Turnierbanner
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 150

Beleuchtung

AußenlampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
SchwammtücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
Desinfektions-HändegelAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Sportplätze zuerst fest und verschicke die Einladung erst danach. Für Anmeldungen solltest du eine klare Frist setzen und spätestens 7 Tage vor dem Turnier eine belastbare Teamübersicht erstellen.
Plane den Wettkampf nicht nur nach Mannschaften, sondern auch nach Pausen und Platzwechseln. Drucke Wettkampfformulare und Spielpläne mindestens 2 Tage vorher aus, damit Änderungen nicht am Turniertag handschriftlich entstehen.
Bestätige Schiedsrichter, Wettkampfbetreuung und Erste-Hilfe-Besetzung separat. Eine Person sollte am Veranstaltungstag für Nachbesetzungen erreichbar sein, falls jemand kurzfristig ausfällt.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Elternkontakten und prüfe beides vor dem Einkauf. Getränke gehören frühzeitig in Kühlboxen; Thermoskannen und wiederverwendbare Becher sollten bereits beim Aufbau bereitstehen.
Bereite neben dem normalen Ablauf einen Wetterplan vor und prüfe die Vorhersage am Vortag. Kontrolliere beim Öffnen das Gelände, Markierungen, Tore, Bodenanker, Beschallung und Verlängerungskabel, bevor die Teams eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jugendturnier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Sportplätzen und Regeln. Einladungen sollten mindestens 6 Wochen vor dem Turnier rausgehen, damit Anmeldungen und Spielplan genug Zeit haben.
Wann sollte der Spielplan für ein Jugendturnier fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Spielplan etwa 2 Wochen vorher, sobald die Anmeldefrist geschlossen ist. Verschicke die Team-Bestätigungen und den endgültigen Plan spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Turnier.
Wie viele Helfer braucht ein Jugendturnier?: Plane mindestens eine Person für die Turnierleitung, je Platz eine Wettkampfbetreuung sowie die vereinbarten Schiedsrichter ein. Zusätzlich brauchst du eine fest benannte Erste-Hilfe-Besetzung und eine Reserve für Pausen oder Ausfälle.
Was muss am Tag vor dem Jugendturnier erledigt werden?: Prüfe am Vortag Wetter, Teamliste, Elternkontakte, Routeninformationen und die Verfügbarkeit aller Helfer. Stelle außerdem Formulare, Preise, Sportmaterial und gekühlte Getränke so bereit, dass der Aufbau am Turniertag in höchstens 60 bis 90 Minuten möglich ist.

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